Od Excelu k HR řízenému daty
Jak mohou malé a střední podniky snížit administrativu v oblasti lidských zdrojů a získat přehlednost
Digitalizace lidských zdrojů pro malé a střední podniky - krok za krokem
The Nejlepší personální řešení v zemích V4 je mezinárodní komunita vedoucích pracovníků, odborníků v oblasti lidských zdrojů a akademických výzkumníků, kteří zkoumají, jak lze vědecky ověřené postupy v oblasti lidských zdrojů promítnout do každodenních podnikových činností a vytvořit tak systémy lidských zdrojů, které skutečně fungují a přinášejí podnikatelskou hodnotu. Série článků, kterou komunita zahájila, zkoumá nejdůležitější oblasti HR z pohledu malých a středních podniků i velkých podniků.
V Maďarsku se personální administrativa v mnoha malých a středních podnicích stále ještě odehrává v tabulkách Excelu a papírových složkách. Stále více firem si přitom uvědomuje, že i digitalizace jednoho dobře zvoleného HR procesu může výrazně snížit manažerskou a administrativní zátěž. Dnes již není otázkou, zda by malé a střední podniky měly digitalizovat HR, ale jak začít, aniž by bylo nutné spouštět drahé, složité a obtížně udržovatelné systémy.
Proč je digitalizace pro malé a střední podniky naléhavější, než si většina firem uvědomuje?
V mnoha malých a středních podnicích se problémy s lidskými zdroji neprojevují jako dramatická selhání systému, ale spíše jako drobné každodenní poruchy, které musí řešit sami manažeři. Náborové procesy trvají příliš dlouho, nástup do zaměstnání je nedůsledný, záznamy o školeních se sledují zpaměti a následná administrativní opatření zabírají příliš mnoho času. To není primárně problém vedení - je to důsledek chybějících nebo roztříštěných systémů.
Podle údajů EU o digitální vyspělosti dosáhne v roce 2023 základní úrovně digitální intenzity pouze 58% malých a středních podniků v celé Evropské unii, zatímco u velkých podniků je to přibližně 91%. Z výzkumu zaměřeného na oblast lidských zdrojů také vyplývá, že téměř 39% organizací v regionu V4 vůbec nepoužívá žádné nástroje pro kontrolu lidských zdrojů - to znamená, že systematicky nesledují ukazatele fluktuace, absencí nebo školení.
Pro malé a střední podniky to znamená dvojí zranitelnost:
- mají méně času a kapacity na ruční správu,
- ale zároveň nevyužívají výhod automatizace a analytiky, které by v menších organizacích mohly mít největší relativní dopad.
Typická východiska a důsledky v malých a středních podnicích
Správa v aplikaci Excel
Rozptýlená data, obtížné vyhledávání, zmatek ve verzích
Vysoká fluktuace ve zkušební době, nízká připravenost v první den zkušební doby
Nástup na palubu v papírové podobě
Pomalý nástupní proces, neúplná dokumentace, ad hoc pracovní postupy
Vysoká fluktuace ve zkušební době, nízká připravenost v první den zkušební doby
Řízení školení prostřednictvím ústní komunikace nebo e-mailu
Chybí jasný přehled o tom, kdo absolvoval jaké školení a za jakou cenu.
Nelze měřit efektivitu rozvoje, chybí povinná školení
Žádné hlášení HR
Manažeři se rozhodují na základě intuice, aniž by viděli data nebo trendy.
Pozdní odhalení fluktuace, reaktivní “hasičské” operace HR
Typický výchozí bod
Typická místa bolesti
Co se stane bez digitalizace?
Základní princip: Nejdříve proces, potom software
Jedním z nejdůležitějších poznatků z případové studie společnosti KION provedené v rámci projektu v české pobočce, který je silně podpořen i literaturou o digitalizaci lidských zdrojů, je, že digitalizace není zázračným řešením. Pokud je proces neorganizovaný, digitalizace jednoduše vytvoří rychlejší chaos. Skutečné výsledky se dostaví, když si organizace nejprve ujasní, jak má proces fungovat, a teprve poté jej digitalizují.
V kontextu malých a středních podniků to začíná zodpovězením tří otázek:
- Které tři procesy vyžadují nejvíce manuální práce, následné kontroly nebo možnosti vzniku chyb?
(Například: nástup do zaměstnání, správa školení, správa dovolených nebo nástup mimo zaměstnání.) - Lze tyto procesy popsat v jednoduché procesní mapě - kdo, co, kdy a s jakým výsledkem dělá?
- Pokud ano, lze procesy digitalizovat. Pokud ne, je třeba nejprve zlepšit samotný proces.
Tento přístup je v souladu s hlavním principem souboru nástrojů pro digitalizaci lidských zdrojů:
“Digitální HR uspěje, když technologie následuje jasnost procesů a datovou disciplínu - ne naopak.”
Pro malé a střední podniky to znamená, že výchozím bodem by nemělo být zavedení kompletního systému HRIS, ale spíše zajištění srozumitelnosti, dokumentace a opakovatelnosti nejbolestivějších procesů.
“Zrcadlo vyspělosti HR digitalizace” - jak si stojí moje společnost?
Digitalizace není jednorázový krok, ale cesta vývoje. Malé a střední podniky se nemusí stát “plně digitálními” přes noc. Cílem je jednoduše přejít ze současné úrovně vyspělosti na další. Tento přístup je měřitelnější, cenově dostupnější a pro organizace podstatně snáze přijatelný.
Úrovně vyspělosti digitalizace lidských zdrojů v malých a středních podnicích
3 - Personální řízení založené na datech
Prediktivní analýza, proaktivní zásahy, procesy podporované umělou inteligencí
Vytvoření odpovědného řízení AI a kultury neustálého zlepšování
2 - Propojené systémy
Data proudí napříč systémy, procesy jsou automatizované, existují základní analytické nástroje.
Integrace HR reportingu do manažerského rozhodování
1 - Základní digitalizace
Digitální nástroje existují, ale fungují v silách s nízkou mírou přijetí
Zavedení integrací a samoobslužných funkcí
0 - Papír a Excel
Všechny procesy jsou manuální, neexistuje jednotná datová základna
Vybrat a digitalizovat jeden proces (např. onboarding).
Úroveň
Charakteristika
Další krok
Nejčastější chybou vedoucích pracovníků malých a středních podniků je snaha přejít z úrovně 0 přímo na úroveň 3. Výsledkem je, že se ocitnou v pasti implementace systému bez stabilních datových základů, interního vlastnictví nebo přijatých procesů. Udržitelná digitalizace neznamená okamžité dosažení ideálního konečného stavu - jde o to udělat další rozumný krok.
Čtyři praktické kroky k zahájení digitalizace lidských zdrojů
1.
Identifikace a kvantifikace bolestivých míst
Obchodní důvody pro digitalizaci by měly být vždy podloženy konkrétními údaji o efektivitě, nikoli obecnými argumenty. V projektu KION nebylo prvním krokem položení otázky, zda “by byl systém užitečný”, ale přesné určení, které procesy spotřebovávají nejvíce času a jaké jsou jejich měřitelné náklady.
V případě malých a středních podniků to lze provést jednoduchým interním hodnocením: požádejte klíčové zaměstnance, aby po dobu jednoho týdne sledovali, kolik času stráví administrativou v oblasti lidských zdrojů (vyhledávání dokumentů pro nástup, aktualizace záznamů o školení, příprava výstupní dokumentace atd.). Výsledky jsou často překvapivé a poskytují pádné důvody pro změnu.
Výsledkem by měla být krátká jednostránková “mapa bolesti” obsahující:
- tři časově nejnáročnější HR procesy a jejich týdenní/měsíční pracovní zátěž,
- přímé a nepřímé náklady, které z nich vyplývají (vynaložený čas × mzdové náklady, opakovaná práce způsobená chybami, pozdní odhalení záměrů rezignace atd.),
- nejjednodušší první krok k digitalizaci.
2.
Pilotní jednotný proces - nástup do zaměstnání jako ideální výchozí bod
Ve většině malých a středních podniků je onboarding nejviditelnějším a nejlépe měřitelným procesem, což z něj činí ideálního kandidáta pro včasnou digitalizaci s rychlými a hmatatelnými výsledky. V případové studii společnosti KION se jednalo také o jedno ze zlepšení s nejvyšší hodnotou: noví zaměstnanci během prvních týdnů jasně chápali své povinnosti, manažeři mohli sledovat pokrok jediným kliknutím a systém automaticky zasílal upomínky.
Pilotní projekt onboardingu malých a středních podniků lze spustit s minimálními nástroji:
- Standardizovaný kontrolní seznam pro nástup do zaměstnání (pomocí Dokumentů Google nebo jednoduchého personálního nástroje) obsahující úkoly, požadované dokumenty a povinná školení pro prvních 5-10 dní.
- Automatická upozornění (i prostřednictvím kalendářových upomínek aplikace Outlook) pro odpovědné osoby týkající se úkolů a termínů.
- Jednoduchý systém sledování stavu: dokončeno / probíhá / zpožděno - viditelný pro manažery v reálném čase.
I zde platí klíčové poučení z případu KION: nevybírejte si nejprve software. Nejprve definujte proces a teprve potom vyberte nástroj, který jej nejlépe podporuje. V mnoha malých a středních podnicích může i dobře strukturovaná tabulka nebo levný nástroj pro řízení lidských zdrojů přinést významné zlepšení, pokud je základní proces jasný a důsledně uplatňovaný.
3.
Zapojení IT a zabezpečení od začátku
Jedním z nejdůležitějších - a nejdražších - poznatků z projektu KION bylo, že IT a bezpečnost dat se nesmí přidávat později. Bezpečnostní validace zpozdila projekt o šest měsíců. I když je toto riziko v malých a středních podnicích menší, je stále významné.
Soulad s GDPR je základním požadavkem: nařízení o ochraně osobních údajů zaměstnanců se na malé a střední podniky vztahují, i když nemají specializované pracovníky pro ochranu osobních údajů nebo IT oddělení. Při zavádění digitalizace by organizace měly projít základní kontrolní seznam zabezpečení dat:
- Jaká data zaměstnanců jsou uložena, kde a s jakými přístupovými právy?
- Splňuje nový systém požadavky GDPR (záznamy o zpracování údajů, správa přístupu, pravidla uchovávání)?
- Kdo je zodpovědný za bezpečnost dat? Pokud neexistuje interní IT specialista, který externí partner tuto oblast podporuje?
Malé a střední podniky nemusí nutně vytvářet vlastní týmy IT. Potřebují však spolehlivého poskytovatele softwaru nebo externího partnera s odpovídajícími odbornými znalostmi v oblasti ochrany dat a také jasně určeného interního vlastníka odpovědného za správu personálních dat.
4.
Informujte o osobních výhodách - ne o digitalizaci jako o cíli, ale jako o nástroji
Řízení změn je v malých a středních podnicích stejně důležité jako ve velkých podnicích - často ještě citlivější, protože zaměstnanci se znají osobněji a důvěra může být křehčí. Eva Hrůšová, personální ředitelka společnosti KION, shrnula jednu z klíčových komunikačních lekcí jasně:
“Měl jsem konkrétněji informovat o osobních výhodách - co to pro zaměstnance znamená. Že ušetří šest hodin týdně.”
Pro vedoucí pracovníky malých a středních podniků to neznamená komunikovat digitalizaci jako takovou, ale to, co z ní zaměstnanci a manažeři osobně získají. Ne “zavedli jsme HRIS”, ale spíše:
- “Už nemusíte hodiny hledat, kdo absolvoval povinné školení o požární bezpečnosti - je k dispozici na jedno kliknutí.”
- “Noví zaměstnanci se již nemusí ptát, co mají během prvního týdne dělat - vždy vidí svůj seznam úkolů.”
- “Žádosti o dovolenou již nevyžadují řetězení e-mailů - stačí jedno schválení a je hotovo.”
Konkrétní osobní přínosy jsou nejúčinnějším nástrojem řízení změn - jak v malých a středních podnicích, tak ve velkých organizacích.
Co mohou malé a střední podniky reálně očekávat od digitalizace?
Dopad digitalizace by se neměl podceňovat ani přeceňovat. Následující tabulka shrnuje na základě souboru nástrojů HR a případové studie společnosti KION reálná zlepšení, která mohou malé a střední podniky očekávat, a způsob, jakým jsou tato zlepšení vnímána v každodenním provozu.
Očekávané dopady v kontextu malých a středních podniků
Raný obrat (0-6 měsíců)
5-15% redukce
Méně neúspěšných náborů, nižší náklady na opětovné najímání zaměstnanců
Spokojenost zaměstnanců
Zvýšení o 10-20 bodů
Jasnější komunikace, méně nedorozumění, lepší první dojem
Kvalita dat a dodržování předpisů
Výrazné zlepšení během 6-12 měsíců
Transparentnější dokumentace, nižší právní riziko, lépe kontrolovatelné procesy
Doba přípravy na vstup do systému
20-40% redukce
Noví zaměstnanci se rychleji stávají produktivními, manažeři dostávají méně dotazů.
Administrativní zátěž v oblasti lidských zdrojů
Redukce 30-50%
Méně následné práce, rychlejší správa, méně e-mailů
Oblast
Typické zlepšení
Jak to vnímají vedoucí pracovníci malých a středních podniků
Tyto výsledky se však projeví pouze tehdy, pokud je digitalizace podpořena skutečným zlepšením procesů a důsledným používáním. Samotná technologie hodnotu nevytváří; hodnota vzniká, když zaměstnanci a manažeři používají systém jako přirozenou součást každodenního provozu.
Nekupujte systém - digitalizujte proces
Digitalizace lidských zdrojů proto není výsadou velkých podniků, ani nedosažitelnou investicí pro malé a střední podniky. Nejdůležitějším poznatkem - na který upozornil i projekt KION - je, že úspěch nezávisí primárně na výběru softwaru, ale na tom, zda organizace nejprve zprůhlední své vlastní procesy a poté je důsledně digitalizuje: začíná v malém, komunikuje jasné osobní přínosy a od samého počátku zapojuje IT zabezpečení.
Malé a střední podniky, které se řídí touto logikou, nesnižují pouze administrativní zátěž. Budují rozhodování založené na datech, transparentní nástup do zaměstnání a měřitelnou efektivitu lidských zdrojů - vytvářejí dlouhodobou konkurenční výhodu na stále náročnějším trhu práce.
V nadcházejících letech nebude klíčovou otázkou, kdo má HR systém, ale kdo dokáže digitalizaci HR proměnit ve skutečnou obchodní hodnotu ve vlastní organizaci.
Přihlaste se k odběru našeho zpravodaje!
Připojte se k profesní komunitě HR v regionu V4!
Řešení v oblasti lidských zdrojů založená na důkazech, osvědčené postupy a odborné akce – výhradně pro předplatitele. Přístup k nejnovějším informacím výzkumné poznatky, praktické nástroje, případové studie a pozvánky řešení aktuálních výzev a inovativních řešení v oblasti řízení lidských zdrojů přímo od sítě odborníků zapojených do projektu.