Od Excelu k HR riadenému údajmi
Ako môžu MSP znížiť administratívu v oblasti ľudských zdrojov a získať prehľad
Digitalizácia ľudských zdrojov pre MSP - krok za krokom
The Najlepšie HR riešenia v krajinách V4 je medzinárodná komunita vedúcich predstaviteľov podnikov, odborníkov v oblasti ľudských zdrojov a akademických výskumníkov, ktorí skúmajú, ako možno vedecky overené postupy v oblasti ľudských zdrojov premietnuť do každodenných podnikových činností s cieľom vytvoriť systémy ľudských zdrojov, ktoré skutočne fungujú a prinášajú obchodnú hodnotu. Séria článkov, ktorú komunita spustila, skúma najdôležitejšie oblasti ľudských zdrojov z pohľadu malých a stredných podnikov aj veľkých podnikov.
V Maďarsku sa administratíva ľudských zdrojov v mnohých malých a stredných podnikoch stále riadi tabuľkami Excelu a papierovými zložkami. Zároveň si čoraz viac spoločností uvedomuje, že aj digitalizácia jedného dobre zvoleného HR procesu môže výrazne znížiť manažérsku a administratívnu záťaž. Dnes už nie je otázkou, či by malé a stredné podniky mali digitalizovať HR, ale ako začať bez toho, aby spustili drahé, zložité a ťažko udržiavateľné systémy.
Prečo je digitalizácia pre malé a stredné podniky naliehavejšia, než si väčšina spoločností uvedomuje
V mnohých malých a stredných podnikoch sa problémy v oblasti ľudských zdrojov neprejavujú ako dramatické systémové poruchy, ale skôr ako malé každodenné poruchy, ktoré musia manažéri sami riešiť. Náborové procesy trvajú príliš dlho, nástup do zamestnania je nekonzistentný, záznamy o školeniach sa sledujú z pamäti a administratívne opatrenia zaberajú príliš veľa času. Nie je to primárne problém vedenia - je to dôsledok chýbajúcich alebo roztrieštených systémov.
Podľa údajov EÚ o digitálnej vyspelosti dosiahne v roku 2023 základnú úroveň digitálnej intenzity len 58% malých a stredných podnikov v celej Európskej únii v porovnaní s približne 91% veľkých spoločností. Z prieskumu zameraného na oblasť ľudských zdrojov tiež vyplýva, že takmer 39% organizácií v regióne V4 vôbec nepoužíva žiadne nástroje na kontrolu ľudských zdrojov - to znamená, že systematicky nesledujú ukazovatele fluktuácie, absencií alebo vzdelávania.
Pre malé a stredné podniky to znamená dvojitú zraniteľnosť:
- majú menej času a kapacity na manuálnu správu,
- zároveň však nevyužívajú výhody automatizácie a analytiky, ktoré by mohli mať najväčší relatívny vplyv v menších organizáciách.
Typické východiská a dôsledky v MSP
Správa založená na aplikácii Excel
Rozptýlené údaje, ťažké vyhľadávanie, zmätok vo verziách
Vysoká fluktuácia počas skúšobnej doby, nízka pripravenosť v prvý deň
Papierový onboarding
Pomalý proces nástupu, neúplná dokumentácia, ad hoc pracovné postupy
Vysoká fluktuácia počas skúšobnej doby, nízka pripravenosť v prvý deň
Riadenie školení prostredníctvom ústnej komunikácie alebo e-mailu
Chýba jasný prehľad o tom, kto a za aké náklady absolvoval školenie.
Účinnosť rozvoja sa nedá merať, povinné školenia sa neuskutočňujú
Žiadne HR hlásenia
Manažéri sa rozhodujú na základe intuície bez toho, aby videli údaje alebo trendy
Neskoré zistenie fluktuácie, reaktívne operácie “hasenia požiarov” v oblasti ľudských zdrojov
Typický východiskový bod
Typické body bolesti
Čo sa stane bez digitalizácie?
Základný princíp: Najprv proces, potom softvér
Jedným z najdôležitejších poznatkov z prípadovej štúdie spoločnosti KION, ktorá sa uskutočnila v rámci projektu v českej dcérskej spoločnosti, a ktorú výrazne podporuje aj literatúra o digitalizácii ľudských zdrojov, je, že digitalizácia nie je zázračné riešenie. Ak je proces neorganizovaný, digitalizácia jednoducho vytvára rýchlejší chaos. Skutočné výsledky sa dostavia vtedy, keď si organizácie najprv ujasnia, ako má proces fungovať, a až potom ho digitalizujú.
V kontexte MSP sa to začína zodpovedaním troch otázok:
- Ktoré tri procesy zahŕňajú najviac manuálnej práce, následnej kontroly alebo možnosti vzniku chýb?
(Napríklad: nástup do zamestnania, správa školení, správa dovoleniek alebo odchod zo zamestnania.) - Dajú sa tieto procesy opísať v jednoduchej procesnej mape - kto, čo, kedy a s akým výsledkom robí?
- Ak áno, procesy možno digitalizovať. Ak nie, treba najprv zlepšiť samotný proces.
Tento prístup je v súlade s hlavnou zásadou súboru nástrojov digitalizácie ľudských zdrojov:
“Digitálne ľudské zdroje sú úspešné, keď technológia nasleduje jasnosť procesov a dátovú disciplínu - nie naopak.”
Pre malé a stredné podniky to znamená, že východiskovým bodom by nemalo byť zavedenie kompletného systému HRIS, ale skôr zabezpečenie zrozumiteľnosti, zdokumentovania a opakovateľnosti najbolestivejšieho procesu.
“Zrkadlo vyspelosti digitalizácie ľudských zdrojov” - ako si stojí moja spoločnosť?
Digitalizácia nie je jednorazový krok, ale cesta vývoja. MSP sa nemusia stať “plne digitálnymi” zo dňa na deň. Cieľom je jednoducho prejsť zo súčasnej úrovne vyspelosti na ďalšiu. Tento prístup je merateľnejší, dostupnejší a pre organizácie podstatne ľahšie prijateľný.
Úrovne vyspelosti digitalizácie ľudských zdrojov v MSP
3 - Ľudské zdroje založené na údajoch
Prediktívna analýza, proaktívne zásahy, procesy podporované umelou inteligenciou
budovanie zodpovedného riadenia umelej inteligencie a kultúry neustáleho zlepšovania
2 - Pripojené systémy
Dátové toky medzi systémami, automatizované procesy, základná analytika
Integrácia HR reportingu do manažérskeho rozhodovania
1 - Základná digitalizácia
Digitálne nástroje existujú, ale fungujú v silách s nízkou mierou prijatia
Zavedenie integrácií a samoobslužných funkcií
0 - Papier a Excel
Všetky procesy sú manuálne, neexistuje jednotný dátový základ
Vybrať a digitalizovať jeden proces (napr. nástup do zamestnania)
Úroveň
Charakteristika
Ďalší krok
Najčastejšou chybou vedúcich pracovníkov MSP je snaha preskočiť priamo z úrovne 0 na úroveň 3. Výsledkom je, že uviaznu v implementácii systému bez stabilných dátových základov, interného vlastníctva alebo prijatých procesov. Udržateľná digitalizácia nie je o okamžitom dosiahnutí ideálneho konečného stavu - je o tom, aby sa urobil ďalší rozumný krok.
Štyri praktické kroky na začatie digitalizácie ľudských zdrojov
1.
Identifikácia a kvantifikácia bolestivých bodov
Obchodné argumenty pre digitalizáciu by mali byť vždy podložené konkrétnymi údajmi o efektívnosti, a nie všeobecnými argumentmi. V projekte spoločnosti KION nebola prvým krokom otázka, či “by bol systém užitočný”, ale presné určenie, ktoré procesy spotrebujú najviac času a aké sú ich merateľné náklady.
V prípade malých a stredných podnikov sa to dá dosiahnuť jednoduchým interným hodnotením: požiadajte kľúčových zamestnancov, aby počas jedného týždňa sledovali, koľko času strávia administratívou v oblasti ľudských zdrojov (vyhľadávanie dokumentov pri nástupe do zamestnania, aktualizácia záznamov o školeniach, príprava výstupnej dokumentácie atď.). Výsledky sú často prekvapivé a poskytujú silné odôvodnenie pre zmenu.
Výsledkom by mala byť krátka jednostránková “mapa bolesti” obsahujúca:
- tri časovo najnáročnejšie HR procesy a ich týždenné/mesačné pracovné zaťaženie,
- priame a nepriame náklady, ktoré z nich vyplývajú (vynaložený čas × náklady na prácu, opakovaná práca spôsobená chybami, neskoré odhalenie zámerov odstúpenia atď.),
- najjednoduchší prvý krok k digitalizácii.
2.
Pilotovanie jednotného procesu - Onboarding ako ideálny východiskový bod
Vo väčšine malých a stredných podnikov je onboarding najviditeľnejším a najmerateľnejším procesom, takže je ideálnym kandidátom na včasnú digitalizáciu s rýchlymi a hmatateľnými výsledkami. V prípadovej štúdii spoločnosti KION to bolo zároveň jedno z vylepšení s najvyššou hodnotou: noví zamestnanci počas prvých týždňov jasne chápali svoje povinnosti, manažéri mohli sledovať pokrok jediným kliknutím a systém automaticky zasielal pripomienky.
Pilotný projekt onboardingu MSP možno spustiť s minimálnymi nástrojmi:
- Štandardizovaný kontrolný zoznam pre nástup (pomocou dokumentov Google alebo jednoduchého nástroja HR), ktorý obsahuje úlohy, požadované dokumenty a povinné školenia na prvých 5-10 dní.
- Automatické upozornenia (aj prostredníctvom kalendárových pripomienok programu Outlook) pre zodpovedné osoby týkajúce sa úloh a termínov.
- Jednoduchý systém sledovania stavu: dokončené / prebieha / mešká - viditeľné pre manažérov v reálnom čase.
Aj tu platí kľúčové ponaučenie z prípadu KION: nevyberajte si najskôr softvér. Najprv definujte proces a potom vyberte nástroj, ktorý ho najlepšie podporuje. V mnohých malých a stredných podnikoch môže aj dobre štruktúrovaná tabuľka alebo lacný nástroj na riadenie ľudských zdrojov priniesť významné zlepšenie, ak je základný proces jasný a dôsledne uplatňovaný.
3.
Zapojenie IT a bezpečnosti od začiatku
Jedným z najdôležitejších - a najdrahších - poznatkov z projektu KION bolo, že IT a bezpečnosť údajov sa nesmú pridávať neskôr. Overenie bezpečnosti zdržalo projekt o šesť mesiacov. Hoci je toto riziko v malých a stredných podnikoch menšie, stále je významné.
Dodržiavanie GDPR je základnou požiadavkou: nariadenia o ochrane údajov zamestnancov sa vzťahujú na malé a stredné podniky, aj keď nemajú špecializovaných úradníkov pre ochranu údajov alebo IT oddelenia. Pri zavádzaní digitalizácie by si organizácie mali prezrieť základný kontrolný zoznam zabezpečenia údajov:
- Aké údaje zamestnancov sú uložené, kde a s akými prístupovými právami?
- Spĺňa nový systém požiadavky GDPR (záznamy o spracovaní údajov, správa prístupu, pravidlá uchovávania)?
- Kto je zodpovedný za bezpečnosť údajov? Ak neexistuje interný IT špecialista, ktorý externý partner podporuje túto oblasť?
Malé a stredné podniky nemusia nevyhnutne vytvárať vlastné IT tímy. Potrebujú však spoľahlivého poskytovateľa softvéru alebo externého partnera s primeranými odbornými znalosťami v oblasti ochrany údajov, ako aj jasne určeného interného vlastníka zodpovedného za správu údajov o ľudských zdrojoch.
4.
Informujte o osobných výhodách - nie digitalizácia ako cieľ, ale ako nástroj
Riadenie zmien je v malých a stredných podnikoch rovnako dôležité ako vo veľkých podnikoch - často ešte citlivejšie, pretože zamestnanci sa poznajú osobnejšie a dôvera môže byť krehkejšia. Eva Hrůšová, personálna riaditeľka spoločnosti KION, jasne zhrnula jednu z kľúčových komunikačných lekcií:
“Mal som konkrétnejšie informovať o osobných výhodách - čo to znamená pre zamestnanca. Že každý týždeň ušetrí šesť hodín.”
Pre vedúcich pracovníkov MSP to znamená, že nekomunikujú o samotnej digitalizácii, ale o tom, čo z nej zamestnanci a manažéri osobne získajú. Nie “zaviedli sme HRIS”, ale skôr:
- “Už nemusíte tráviť hodiny hľadaním, kto absolvoval povinné školenie o požiarnej bezpečnosti - je to dostupné jedným kliknutím.”
- “Noví zamestnanci sa už nemusia pýtať, čo majú robiť počas prvého týždňa - vždy vidia svoj zoznam úloh.”
- “Žiadosti o dovolenku už nevyžadujú e-mailové reťazce - stačí jedno schválenie a je to.”
Konkrétne osobné výhody sú najúčinnejšími nástrojmi riadenia zmien - v malých a stredných podnikoch aj vo veľkých organizáciách.
Čo môžu MSP reálne očakávať od digitalizácie?
Vplyv digitalizácie by sa nemal podceňovať ani preháňať. Na základe súboru nástrojov HR a prípadovej štúdie spoločnosti KION sú v nasledujúcej tabuľke zhrnuté reálne zlepšenia, ktoré môžu MSP očakávať, a ako sú tieto zlepšenia vnímané v každodennej prevádzke.
Očakávané vplyvy v kontexte MSP
Raný obrat (0-6 mesiacov)
Redukcia 5-15%
Menej neúspešných náborov, nižšie náklady na opätovné zamestnávanie
Spokojnosť zamestnancov
Zvýšenie o 10-20 bodov
Jasnejšia komunikácia, menej nedorozumení, lepší prvý dojem
Kvalita údajov a súlad s predpismi
Výrazné zlepšenie v priebehu 6-12 mesiacov
Transparentnejšia dokumentácia, nižšie právne riziko, lepšie kontrolovateľné procesy
Čas potrebný na nástup do zamestnania
20-40% redukcia
Noví zamestnanci sa rýchlejšie stávajú produktívnymi, manažéri dostávajú menej otázok
Administratívna záťaž ľudských zdrojov
Redukcia 30-50%
Menej následnej práce, rýchlejšia správa, menej e-mailov
Oblasť
Typické zlepšenie
Ako to vnímajú vedúci pracovníci MSP
Tieto výsledky sa však prejavia len vtedy, ak je digitalizácia podporená skutočným zlepšením procesov a dôsledným používaním. Samotná technológia nevytvára hodnotu; hodnota sa vytvára vtedy, keď zamestnanci a manažéri používajú systém ako prirodzenú súčasť každodennej činnosti.
Nekupujte systém - digitalizujte proces
Digitalizácia ľudských zdrojov preto nie je výsadou veľkých podnikov, ani nedosiahnuteľnou investíciou pre MSP. Najdôležitejším poznatkom - na ktorý upozornil aj projekt KION - je, že úspech nezávisí primárne od výberu softvéru, ale od toho, či organizácia najprv sprehľadní vlastné procesy a potom ich dôsledne digitalizuje: začína v malom, komunikuje jasné osobné výhody a od začiatku zapája IT bezpečnosť.
MSP, ktoré sa riadia touto logikou, neznižujú len administratívnu záťaž. Budujú rozhodovanie založené na údajoch, transparentný nástup do zamestnania a merateľnú efektivitu ľudských zdrojov - čím vytvárajú dlhodobú konkurenčnú výhodu na čoraz náročnejšom trhu práce.
V nasledujúcich rokoch nebude kľúčovou otázkou, kto má HR systém, ale kto dokáže digitalizáciu HR premeniť na skutočnú obchodnú hodnotu vo vlastnej organizácii.
Prihláste sa k odberu nášho spravodajstva!
Pridajte sa k komunite profesionálov v oblasti ľudských zdrojov v regióne V4!
Personálne riešenia založené na dôkazoch, osvedčené postupy a odborné podujatia – výhradne pre predplatiteľov. Prístup k najnovším informáciám výskumné poznatky, praktické nástroje, prípadové štúdie a pozvánky riešenie aktuálnych výziev a inovatívnych riešení v oblasti riadenia ľudských zdrojov priamo od siete odborníkov projektu.