A HR adminisztráció már nem elég!
Hogyan építsük ki a stratégiai HR-t a kkv-kban
Magyarországon a HR-t a legtöbb kisvállalkozásban még mindig operatív “személyzeti adminisztrációs” funkciónak tekintik. A V4 országok 2094 szervezetét vizsgáló kutatás azonban egyértelműen azt mutatja, hogy ahol a HR-t stratégiai kérdésként kezelik, ott alacsonyabb a fluktuáció, stabilabb a növekedés és magasabb a termelékenység. Ma már nem az a kérdés, hogy egy kkv-nak szüksége van-e HR-re, hanem az, hogy a HR hogyan tud stratégiai szerepet vállalni.
Mikor válik a HR stratégiai kérdéssé egy kisvállalkozásban?
A hazai és nemzetközi tapasztalatok alapján több tipikus fordulópont is azonosítható, ahol a HR nem maradhat többé pusztán adminisztratív támogató funkció.
20-30 alkalmazott körül kezd megszakadni az a fázis, amikor “mindenki mindent tud” és az informális kommunikáció elegendő. Ekkor jelennek meg az első komolyabb információs hiányosságok és félreértések, és a tulajdonos egyre több időt tölt a konfliktusok kezelésével és a tűzoltással.
30-50 alkalmazott között a fluktuáció, a kiégés és a vezetői túlterhelés láthatóvá válik. A szervezet már közepes méretű vállalatként működik, miközben a HR-ügyeket gyakran még mindig úgy kezelik, mintha egy “nagy család” lenne - formalizált folyamatok, szerepek és eszközök nélkül.
A nemzetközi kkv-kutatások azt mutatják, hogy az alapvető stratégiai HR-gyakorlatokat - strukturált toborzás és kiválasztás, szabványosított beilleszkedés, rendszeres teljesítmény- és fejlesztési megbeszélések - bevezető vállalatok hosszú távon jelentősen jobb megtartást és termelékenységet érnek el. Az innovációs teljesítményük is magasabb.
Az említett projekt kapcsán a program keretében öt különböző HR-terület jellemzőit, kihívásait és lehetséges fejlesztési irányait vizsgálták és vitatták meg.
A V4 empirikus kutatás kiemeli, hogy a három legfontosabb HR-terület a régióban a következő:
- felvétel és kiszállás,
- HR kontrolling, és
- tehetséggondozás,
mégis sok kisvállalkozásban ezek még mindig ad hoc, nem intézményesített módon működnek.
“HR-érettségi tükör” a kkv-k számára - három kérdésben
1.
Van írásos egyéves HR-terv?
Ez nem egy hosszú, hivatalos HR-stratégiát jelent, hanem néhány mondatot és konkrét számokat, amelyek összekapcsolják az üzleti célokat az emberi erőforrásokkal. Például:
- a forgalom 28%-ről 20% alá csökkentése egy éven belül,
- a próbaidő alatt távozó alkalmazottak számának felére csökkentése,
- a kulcspozíciók betöltési idejének 45 napról 30 nap alá csökkentése.
A kutatások azt mutatják, hogy a számszerűsített HR-célokkal dolgozó kkv-k stabilabb létszámtervezést és magasabb egy alkalmazottra jutó bevételt érnek el. Ritkábban folyamodnak pánikszerű munkaerő-felvételhez vagy kényszerű elbocsátásokhoz, és hatékonyabban tudják tervezni a kapacitást.
2.
Szabványosított a toborzás és a beszállás?
Kritikus kérdés, hogy a munkaerő-felvétel és -bevezetés következetes folyamatot követ-e, vagy a vállalat minden alkalommal “újratervezi” azt.
Azok a kkv-k, amelyek strukturált felvételi és beilleszkedési gyakorlatot alkalmaznak - világos munkaköri leírások, szabványosított interjúkérdések, egyszerű értékelő űrlapok és az első 5-10 napra vonatkozó beilleszkedési ellenőrző listák -, jelentősen alacsonyabb korai lemorzsolódást és gyorsabb beindulást tapasztalnak az új alkalmazottak körében.
A gyakorlatban ez kevesebb felvételi hibát, kevesebb költséges újraindítást és kevesebb operatív terhet jelent a vezetők számára.
3.
Követi a vállalat legalább 4-5 alapvető HR-mérőszámot?
A V4 kutatása szerint a régióban a szervezetek közel 39%-je egyáltalán nem alkalmaz HR-ellenőrzést - azaz nem követik szisztematikusan a fluktuációt, a távollétet, a létszámot vagy a teljesítményt.
A kkv-k szintjén ez intuíción alapuló döntéshozatalt eredményez: a vezetők érzékelhetik a magas fluktuációt vagy a növekvő túlórákat, de ezeket a jeleket nem számszerűsítik vagy követik nyomon időben.
A vállalatoknak legalább havonta felül kell vizsgálniuk a következőket:
- teljes fluktuáció és próbaidő alatti lemorzsolódás,
- a kulcspozíciók betöltéséig eltelt átlagos idő,
- a hiányzások és a túlórák szintje,
- az éves teljesítmény- vagy fejlesztési megbeszéléseken való részvételi arány.
Azok a szervezetek, amelyek még ezt az alapvető szintű HR-ellenőrzést is végrehajtják, gyorsabban azonosíthatják a problémás területeket (pl. túlterhelt vezetők, alulteljesítő csapatok vagy nem versenyképes bérstruktúrák), és csökkenthetik a rejtett, emberekkel kapcsolatos kockázatokat.
A projektről
A Best HR Solutions in V4 Countries projekt üzleti vezetők, HR szakemberek és tudományos szakértők nemzetközi közössége. Azt vizsgálja, hogy a tudományosan validált HR-gyakorlatokat hogyan lehet átültetni a mindennapi üzleti működésbe, hogy valóban hatékony és üzletorientált HR-rendszereket lehessen kiépíteni. E kezdeményezés részeként egy cikksorozat foglalkozik a legfontosabb HR területekkel mind a kkv-k, mind a nagyvállalatok szemszögéből.
Négy gyakorlati lépés a stratégiai HR felé a kkv-kban
1. Az üzleti célok lefordítása emberi erőforrásigényekre
A HR akkor válik stratégiai partnerré, ha az üzleti célokat le tudja fordítani a munkaerőigényekre.
A kkv-k szintjén ez azt jelenti, hogy minden nagyobb növekedési, hatékonysági vagy piacbővítési célnak tartalmaznia kell:
- szükséges létszám,
- szükséges kompetenciák,
- időzítés, és
- a beilleszkedési és képzési igények.
A bevétel növekedési tervnek például nemcsak százalékos arányokat kell meghatároznia, hanem azt is, hogy hány értékesítőre, operátorra vagy támogató személyzetre van szükség - és milyen gyorsan kell termelékennyé válniuk.
2. “Minimális HR-csomag” bevezetése egyszerű eszközökkel
A kutatások azt mutatják, hogy a kkv-k sikerét nem a komplex HR-szoftverek, hanem a következetes és megismételhető folyamatok határozzák meg.
Egy reális “minimális HR-csomag” tartalmazhat:
- rövid (1-2 oldalas) munkaköri leírások a kulcsszerepekre,
- szabványosított felvételi eljárás, alapvető interjúkérdésekkel és értékelési sablonokkal,
- strukturált beilleszkedési terv az első 5-10 munkanapra.
A nagyteljesítményű munkarendszerekkel kapcsolatos nemzetközi kutatások azt mutatják, hogy ezek a gyakorlatok jelentősen javítják a termelékenységet, az egy alkalmazottra jutó teljesítményt és a versenyképességet.
3. A HR-adatok integrálása a havi vezetői értekezletekbe
A stratégiai HR egyik legfontosabb szempontja a döntéshozatalba való integrálása.
A gyakorlati megközelítés az, hogy a havi vezetői értekezleteken egy 10-15 perces HR-szegmens kerüljön be a havi vezetőségi értekezletekre, ahol áttekintjük:
- a felvettek és kilépők száma, valamint a kilépés okai,
- a betöltésig eltelt idő és a késedelmes felvételi folyamatok,
- hiányzások és túlórák, különösen a kritikus területeken.
A V4 adatai szerint a szervezeteknek csak 29,3%-a használ mind az operatív, mind a stratégiai HR-ellenőrzési eszközöket, ami azt jelenti, hogy a kkv-k jelentős előnyökre tehetnek szert a HR-adatoknak a vezetői megbeszélésekbe való beépítésével.
4. A kkv-k közelsége erősségének kihasználása
A kkv-k egyik legnagyobb erőssége a vezetők és az alkalmazottak közötti közvetlen, személyes kapcsolat. Megfelelő struktúra esetén ez jelentősen növelheti az elkötelezettséget és a lojalitást.
Az ajánlott gyakorlatok közé tartoznak:
- legalább egy éves anonim elkötelezettségi vagy elégedettségi felmérés,
- rendszeres (pl. negyedévente) személyes megbeszélések a teljesítményről, a munkaterhelésről, a fejlődésről és a jövőbeli tervekről.
A kutatások azt mutatják, hogy a strukturált visszajelzési gyakorlatot alkalmazó szervezetek 20-25% magasabb elkötelezettségi szintet érhetnek el, ami szoros összefüggésben van az alacsonyabb fluktuációval és a jobb üzleti eredményekkel.
Nem a HR-szakember felvétele a lényeg - hanem a stratégia megváltoztatása
A stratégiai HR nem a nagyvállalatok kiváltsága. A magyar kkv-k számára kézzelfogható versenyelőnyt jelent:
- kevesebb rossz felvételi döntés,
- gyorsabb beszállás,
- kiszámíthatóbb munkaerő-tervezés,
- nagyobb innovációs kapacitás.
A V4 adatai szerint a régióban sok szervezet még mindig nem használja ezeket az eszközöket. Azok a kkv-k, amelyek bevezetnek egy egyszerű, de következetes “minimális HR-rendszert” és rendszeresen használják a HR-mérőszámokat, egyértelmű előnyre tehetnek szert a munkaerőpiacon.
Az elkövetkező években nem az lesz a kulcskérdés, hogy ki tud felvenni egy HR-szakembert, hanem az, hogy ki tudja a HR-t az üzlet valódi stratégiai mozgatórugójává tenni.
Iratkozzon fel hírlevelünkre!
Csatlakozzon a V4 régió HR szakembereinek közösségéhez!
Bizonyítékokon alapuló HR-megoldások, bevált legjobb gyakorlatok és szakmai rendezvények – kizárólag előfizetőknek. Hozzáférés a legújabb kutatási eredmények, gyakorlati eszközök, esettanulmányok és meghívók a humánerőforrás-menedzsment jelenlegi kihívásainak és innovatív megoldásainak kezelése, közvetlenül a projekt szakértői hálózatától.