Skryté náklady, ztracená kapacita:
Jaké jsou skutečné náklady na zastaralé personální operace?
Proč se digitalizace lidských zdrojů stala jednou z nejdůležitějších otázek konkurenceschopnosti velkých společností ve střední Evropě a jak mohou organizace vybudovat skutečně efektivní HR systémy založené na datech?
Rozsáhlá digitalizace lidských zdrojů už není jen o zavádění nového systému - stala se otázkou přežití podniku. Zatímco organizace v celém regionu současně bojují s nedostatkem pracovních sil, rostoucími náklady na pracovní sílu, přetížením vedoucích pracovníků a zrychlujícími se organizačními změnami, mnoho HR procesů se stále spoléhá na tabulky, řetězce e-mailů a manuální administrativu.
Problémem nejsou jen provozní potíže. Roztříštěné personální systémy vytvářejí obchodní rizika: zpomalují rozhodování, zvyšují chybovost, poškozují zkušenosti zaměstnanců a odvádějí personální kapacity od strategických činností, které skutečně vytvářejí konkurenční výhodu. Otázkou již není, zda je digitalizace HR nezbytná, ale které organizace ji mohou zavést promyšleně, vedeny obchodními prioritami - a které zůstanou uvězněny ve stavu “digitalizovaného chaosu”.”
Výzkum prováděný v rámci Nejlepší řešení HRM v zemích V4 projekt ukazuje, že mnoho středoevropských organizací stále pracuje pouze se základní digitální vyspělostí v oblasti lidských zdrojů: procesy jsou stále manuální, systémy jsou špatně integrované, data jsou roztříštěná a automatizace je stále nedůsledná.
Co vlastně znamená digitalizace lidských zdrojů?
Mnoho organizací si digitalizaci lidských zdrojů vykládá jednoduše jako implementaci nového softwaru. Ve skutečnosti se však skládá ze tří vzájemně propojených úrovní - a vynechání kterékoli z nich má dlouhodobé důsledky.
První úrovní je samotná digitalizace: přesun personálních procesů a dokumentace do digitálního prostředí. To zahrnuje elektronickou evidenci zaměstnanců, informační systémy lidských zdrojů (HRIS), online schvalovací pracovní postupy a samoobslužné platformy pro zaměstnance. V této fázi je hlavním cílem transparentnost a snížení administrativní zátěže.
Druhou úrovní je automatizace. V této fázi neexistují procesy pouze digitálně - systémy samostatně vykonávají opakující se úkoly: automaticky vytvářejí profily zaměstnanců, generují smlouvy, řídí schvalovací pracovní postupy nebo integrují HR systémy s platformami pro mzdy a řízení vzdělávání.
Třetí úrovní je umělá inteligence. Personální nástroje poháněné umělou inteligencí již nejsou pouhým prováděním procesů - analyzují vzorce, předpovídají fluktuaci, identifikují nedostatky v dovednostech a doporučují personalizované vzdělávací cesty. Cílem není nahradit personalisty, ale posílit rozhodování založené na datech.
Proč se to stalo kritickým právě teď?
Organizace ve střední Evropě jsou pod tlakem z více stran současně. Na jedné straně se potýkají s nedostatkem pracovních sil a stále dražším náborem, na straně druhé s přetíženými manažery a přetíženými HR týmy.
Z průzkumu projektu vyplývá, že téměř polovina dospělých Evropanů stále nemá dostatečné digitální dovednosti, zatímco podíl odborníků v oblasti informačních a komunikačních technologií je stále poměrně nízký. To znamená, že organizace se nemohou spoléhat pouze na externí řešení na trhu práce - musí rozvíjet digitální schopnosti interně.
Personální oddělení v mnoha organizacích zatím zůstávají uvězněna v administrativních rolích. Výzkum opakovaně identifikuje stejné opakující se problémy:
- manuální procesy,
- roztříštěná správa dat,
- slabé možnosti vykazování,
- nízká kvalita dat,
- nadměrná závislost na tabulkách,
- pomalý proces přijímání a schvalování.
Důsledek je zřejmý: HR funguje spíše jako interní poskytovatel administrativních služeb než jako strategický partner.
Digitalizace lidských zdrojů není technologický projekt
Jednou z nejčastějších chyb, kterých se organizace dopouštějí, je, že digitalizaci lidských zdrojů považují za projekt implementace IT. Ve skutečnosti úspěch závisí méně na technologii a více na přepracování a vyjasnění procesů.
Jedním z důležitých poznatků z projektu je, že digitalizace vytváří hodnotu pouze tehdy, když je technologie postavena na dobře navržených a standardizovaných procesech. Bez tohoto základu systémy neřeší problémy - spíše urychlují stávající neefektivitu.
V praxi musí organizace nejprve pochopit:
- kde dochází ke zbytečné ruční administraci,
- které procesy způsobují opakované tření,
- kde jsou data duplicitní nebo ztracená,
- která rozhodnutí postrádají informace v reálném čase.
Bez jasných odpovědí na tyto otázky automatizace pouze rozšiřuje stávající problémy.
Pět pilířů moderní digitalizace lidských zdrojů
Z výzkumu vyplývá, že vyspělá digitalizace lidských zdrojů je postavena na pěti klíčových dimenzích.
1.
Strategické sladění
Digitalizace lidských zdrojů funguje pouze tehdy, pokud je jasně propojena s obchodními prioritami, jako je nákladová efektivita, rychlost, organizační agilita nebo udržení talentů. Technologická rozhodnutí musí řešit obchodní problémy.
2.
Operace založené na datech
Jednou z nejdůležitějších moderních schopností personálního oddělení je interpretace dat. Vytváření zpráv nestačí, organizace musí být schopny identifikovat vzorce fluktuace, nedostatek kvalifikací a rizika spojená s vedením.
3.
Zkušenosti zaměstnanců a automatizace
Cílem digitalizace není pouze snížit pracovní zátěž v oblasti lidských zdrojů, ale zlepšit zkušenosti zaměstnanců a manažerů. Samoobslužné platformy, transparentní pracovní postupy a rychlejší reakce mají přímý vliv na angažovanost.
4.
Dodržování předpisů a etické operace
Systémy HR spravují velmi citlivé informace. Při zapojení umělé inteligence a automatizace se soulad s GDPR, transparentní rozhodování a lidský dohled stávají obzvláště důležitými.
5.
Adaptabilita a schopnost změny
Samotná technologie výsledky nepřináší. Organizace musí být schopny přijmout nové způsoby práce, rozvíjet digitální dovednosti a akceptovat, že digitalizace vyžaduje neustálé učení.
Příklad středoevropské společnosti: KION
Jedna z nejsilnějších případových studií projektu ukazuje transformaci digitalizace lidských zdrojů v českém a slovenském regionu skupiny KION.
Dříve se procesy nástupu do zaměstnání a školení do značné míry opíraly o tabulky. Personální týmy a manažeři trávili značný čas určováním:
- kdo dokončeno které vzdělávací programy,
- který vývoj činnosti zůstaly nezvěstné,
- jaké školení se nahromadily náklady,
- které úkoly při nástupu na palubu zůstala neúplná.
Řešením bylo zavedení integrovaného digitálního systému řízení lidských zdrojů a vzdělávání, který:
- automatizované nástup na palubu,
- vytvořil sjednocený katalog školení,
- povoleno hlášení v reálném čase,
- zavedl automatizované Oznámení v aplikaci Outlook,
- podporovaný na základě dat rozhodování.
Jedním z nejdůležitějších poznatků projektu bylo, že úspěch digitalizace závisí méně na výběru systému a více na přesné identifikaci bolestivých míst a jejich převedení do obchodního jazyka.
Výsledky se rychle projevily v každodenním provozu:
- výrazně snížený správa,
- rychlejší nástup na palubu,
- vylepšené vykazování transparentnost,
- silnější manažerské rozhodování,
- několik hodin manažerského času úspory každý týden.
Kde většina organizací selhává?
Podle průzkumu je nejčastějším problémem projektů digitalizace lidských zdrojů to, že se organizace pokoušejí implementovat řešení AI dříve, než si vytvoří potřebné základy.
Mezi nejčastější úskalí patří:
- špatná kvalita dat,
- nestandardizované procesy,
- nadměrné paralelní systémy,
- nedostatečná podpora vedení,
- slabé řízení změn,
- výhradně technologicky zaměřené myšlení.
Projekt silně zdůrazňuje jednu věc: digitalizace není jednorázový projekt, ale neustálý proces učení se organizace.
Co se změní dál?
V nadcházejících letech se očekává zrychlení digitalizace lidských zdrojů ve třech směrech:
- širší přijetí HR asistentů a chatbotů s umělou inteligencí,
- silnější možnosti prediktivní analýzy lidských zdrojů,
- zvýšený důraz na zkušenosti zaměstnanců.
Otázkou již není, zda se AI stane součástí HR. Skutečnou otázkou je, které organizace ji dokáží implementovat zodpovědně, na základě dat a při vytváření měřitelné obchodní hodnoty.
Pro velké organizace ve střední Evropě už digitalizace lidských zdrojů není jen administrativní modernizací, ale i strategií konkurenceschopnosti. Organizace, které získají výhodu, nebudou pouze implementovat systémy, ale zásadně přehodnotí způsob, jakým HR funguje a jakou roli hraje při utváření budoucnosti organizace.
Přihlaste se k odběru našeho zpravodaje!
Připojte se k profesní komunitě HR v regionu V4!
Řešení v oblasti lidských zdrojů založená na důkazech, osvědčené postupy a odborné akce – výhradně pro předplatitele. Přístup k nejnovějším informacím výzkumné poznatky, praktické nástroje, případové studie a pozvánky řešení aktuálních výzev a inovativních řešení v oblasti řízení lidských zdrojů přímo od sítě odborníků zapojených do projektu.