Skryté náklady, stratená kapacita:
Aké sú skutočné náklady na zastarané personálne operácie?
Prečo sa digitalizácia ľudských zdrojov stala jednou z najdôležitejších otázok konkurencieschopnosti veľkých spoločností v strednej Európe a ako môžu organizácie vybudovať skutočne efektívne personálne systémy založené na údajoch?
Rozsiahla digitalizácia ľudských zdrojov už nie je o implementácii nového systému - stala sa otázkou prežitia podniku. Zatiaľ čo organizácie v celom regióne súčasne bojujú s nedostatkom pracovných síl, rastúcimi nákladmi na pracovnú silu, preťažením vedenia a zrýchľujúcimi sa organizačnými zmenami, mnohé HR procesy sa stále spoliehajú na tabuľky, reťazce e-mailov a manuálnu administratívu.
Problémom nie sú len prevádzkové ťažkosti. Roztrieštené personálne systémy vytvárajú podnikateľské riziko: spomaľujú rozhodovanie, zvyšujú chybovosť, poškodzujú skúsenosti zamestnancov a odvádzajú personálne kapacity od strategických činností, ktoré skutočne vytvárajú konkurenčnú výhodu. Otázkou už nie je, či je digitalizácia HR potrebná, ale ktoré organizácie ju dokážu zaviesť premyslene, riadiac sa obchodnými prioritami - a ktoré zostanú uväznené v stave “digitalizovaného chaosu”.”
Výskum uskutočnený v rámci Najlepšie riešenia HRM v krajinách V4 projekt poukazuje na to, že mnohé stredoeurópske organizácie stále fungujú len so základnou digitálnou vyspelosťou v oblasti ľudských zdrojov: procesy sú stále manuálne, systémy sú slabo integrované, údaje sú roztrieštené a automatizácia je stále nedôsledná.
Čo vlastne znamená digitalizácia ľudských zdrojov?
Mnohé organizácie si digitalizáciu ľudských zdrojov vysvetľujú jednoducho ako implementáciu nového softvéru. V skutočnosti však pozostáva z troch vzájomne prepojených úrovní - a vynechanie ktorejkoľvek z nich má dlhodobé následky.
Prvou úrovňou je samotná digitalizácia: presun procesov a dokumentácie v oblasti ľudských zdrojov do digitálneho prostredia. Patria sem elektronické záznamy zamestnancov, informačné systémy ľudských zdrojov (HRIS), online pracovné postupy schvaľovania a samoobslužné platformy pre zamestnancov. V tejto fáze je hlavným cieľom transparentnosť a zníženie administratívnej záťaže.
Druhou úrovňou je automatizácia. V tejto fáze neexistujú procesy len v digitálnej podobe - systémy samostatne vykonávajú opakujúce sa úlohy: automaticky vytvárajú profily zamestnancov, generujú zmluvy, riadia pracovné postupy schvaľovania alebo integrujú systémy ľudských zdrojov s platformami na výpočet miezd a riadenie vzdelávania.
Treťou úrovňou je umelá inteligencia. Personálne nástroje s umelou inteligenciou už nie sú len vykonávaním procesov - analyzujú vzory, predpovedajú fluktuáciu, identifikujú nedostatky v zručnostiach a odporúčajú personalizované vzdelávacie cesty. Cieľom nie je nahradiť odborníkov na ľudské zdroje, ale posilniť rozhodovanie založené na údajoch.
Prečo sa to stalo kritickým práve teraz?
Organizácie v strednej Európe sú pod tlakom z viacerých strán súčasne. Na jednej strane čelia nedostatku pracovných síl a čoraz drahšiemu náboru, na druhej strane preťaženým manažérom a preťaženým tímom ľudských zdrojov.
Z prieskumu projektu vyplýva, že takmer polovica dospelých Európanov stále nemá dostatočné digitálne zručnosti, pričom podiel odborníkov v oblasti IKT je stále pomerne nízky. To znamená, že organizácie sa nemôžu spoliehať len na externé riešenia na trhu práce - musia rozvíjať digitálne schopnosti interne.
Funkcie ľudských zdrojov v mnohých organizáciách zatiaľ zostávajú uväznené v administratívnych úlohách. Výskum opakovane identifikuje tie isté opakujúce sa problémy:
- manuálne procesy,
- roztrieštená správa údajov,
- slabé možnosti vykazovania,
- nízka kvalita údajov,
- nadmerná závislosť na tabuľkách,
- pomalé procesy prijímania a schvaľovania.
Dôsledok je jasný: HR funguje skôr ako interný poskytovateľ administratívnych služieb než ako strategický partner.
Digitalizácia ľudských zdrojov nie je technologický projekt
Jednou z najčastejších chýb, ktorých sa organizácie dopúšťajú, je, že digitalizáciu ľudských zdrojov považujú za projekt implementácie IT. V skutočnosti úspech závisí menej od technológie a viac od prepracovania a objasnenia procesov.
Jedným z dôležitých poznatkov z projektu je, že digitalizácia vytvára hodnotu len vtedy, keď je technológia postavená na dobre navrhnutých a štandardizovaných procesoch. Bez tohto základu systémy neriešia problémy - len urýchľujú existujúcu neefektívnosť.
V praxi musia organizácie najprv pochopiť:
- kde dochádza k zbytočnej manuálnej administrácii,
- ktoré procesy vytvárajú opakujúce sa trenie,
- kde sa údaje duplikujú alebo strácajú,
- pri ktorých rozhodnutiach chýbajú informácie v reálnom čase.
Bez jasných odpovedí na tieto otázky automatizácia len zväčšuje existujúce problémy.
Päť pilierov modernej digitalizácie ľudských zdrojov
Z výskumu vyplýva, že vyspelá digitalizácia ľudských zdrojov sa opiera o päť kľúčových dimenzií.
1.
Strategické zosúladenie
Digitalizácia ľudských zdrojov funguje len vtedy, ak je jasne prepojená s obchodnými prioritami, ako sú nákladová efektívnosť, rýchlosť, organizačná agilita alebo udržanie talentov. Technologické rozhodnutia musia riešiť obchodné problémy.
2.
Operácie založené na údajoch
Jednou z najdôležitejších moderných schopností ľudských zdrojov je interpretácia údajov. Vytváranie správ nestačí, organizácie musia byť schopné identifikovať modely fluktuácie, nedostatok zručností a riziká spojené s vedením.
3.
Skúsenosti zamestnancov a automatizácia
Cieľom digitalizácie nie je len zníženie zaťaženia ľudských zdrojov, ale aj zlepšenie skúseností zamestnancov a manažérov. Samoobslužné platformy, transparentné pracovné postupy a rýchlejšie reakcie priamo ovplyvňujú angažovanosť.
4.
Dodržiavanie predpisov a etické operácie
Systémy ľudských zdrojov spravujú veľmi citlivé informácie. Pri zapojení umelej inteligencie a automatizácie sa dodržiavanie GDPR, transparentné rozhodovanie a ľudský dohľad stávajú obzvlášť dôležitými.
5.
Adaptabilita a schopnosť zmeny
Samotná technológia neprináša výsledky. Organizácie musia byť schopné prijať nové spôsoby práce, rozvíjať digitálne zručnosti a akceptovať, že digitalizácia si vyžaduje neustále vzdelávanie.
Príklad stredoeurópskej spoločnosti: KION
Jedna z najsilnejších prípadových štúdií projektu demonštruje transformáciu digitalizácie ľudských zdrojov v českom a slovenskom regióne v rámci skupiny KION.
Predtým sa procesy nástupu a školenia vo veľkej miere spoliehali na tabuľky. Tímy ľudských zdrojov a manažéri trávili veľa času určovaním:
- kto dokončené ktoré vzdelávacie programy,
- ktorý vývoj činnosti naďalej chýbali,
- aké školenie sa nahromadili náklady,
- ktoré úlohy onboardingu zostala neúplná.
Riešením bolo zavedenie integrovaného digitálneho systému riadenia ľudských zdrojov a vzdelávania, ktorý:
- automatizované nástup na palubu,
- vytvoril zjednotená katalóg školení,
- povolené hlásenia v reálnom čase,
- zaviedla automatizované Upozornenia v programe Outlook,
- podporované na základe údajov rozhodovanie.
Jedným z najdôležitejších poznatkov projektu bolo, že úspech digitalizácie nezávisí ani tak od výberu systému, ako skôr od presnej identifikácie bolestivých bodov a ich preloženia do obchodného jazyka.
Výsledky sa rýchlo prejavili v každodennej prevádzke:
- výrazne znížená administratíva,
- rýchlejšie nástup na palubu,
- zlepšené podávanie správ transparentnosť,
- silnejší manažérsky rozhodovanie,
- niekoľko hodín manažérskeho času úspory každý týždeň.
Kde väčšina organizácií zlyháva?
Z výskumu vyplýva, že najčastejším problémom projektov digitalizácie ľudských zdrojov je, že organizácie sa pokúšajú zaviesť riešenia AI skôr, ako si vytvoria potrebné základy.
Medzi najčastejšie nástrahy patria:
- nízka kvalita údajov,
- neštandardizované procesy,
- nadmerné paralelné systémy,
- nedostatok podpory vedenia,
- slabé riadenie zmien,
- myslenie zamerané výlučne na technológie.
Projekt výrazne zdôrazňuje jednu vec: digitalizácia nie je jednorazový projekt, ale neustály proces organizačného učenia.
Čo sa zmení ďalej?
V nasledujúcich rokoch sa očakáva zrýchlenie digitalizácie ľudských zdrojov v troch smeroch:
- širšie prijatie HR asistentov a chatbotov s umelou inteligenciou,
- silnejšie možnosti prediktívnej analýzy ľudských zdrojov,
- zvýšený dôraz na skúsenosti zamestnancov.
Otázkou už nie je, či sa umelá inteligencia stane súčasťou ľudských zdrojov. Skutočnou otázkou je, ktoré organizácie ju dokážu implementovať zodpovedne, na základe údajov a pri vytváraní merateľnej obchodnej hodnoty.
Pre veľké organizácie v strednej Európe už digitalizácia ľudských zdrojov nie je administratívnou modernizáciou, ale stratégiou konkurencieschopnosti. Organizácie, ktoré získajú výhodu, nebudú len implementovať systémy, ale zásadne prehodnotia spôsob fungovania ľudských zdrojov a úlohu, ktorú zohrávajú pri formovaní budúcnosti organizácie.
Prihláste sa k odberu nášho spravodajstva!
Pridajte sa k komunite profesionálov v oblasti ľudských zdrojov v regióne V4!
Personálne riešenia založené na dôkazoch, osvedčené postupy a odborné podujatia – výhradne pre predplatiteľov. Prístup k najnovším informáciám výskumné poznatky, praktické nástroje, prípadové štúdie a pozvánky riešenie aktuálnych výziev a inovatívnych riešení v oblasti riadenia ľudských zdrojov priamo od siete odborníkov projektu.