OZNÁMENÍ O OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ (INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ ÚDAJŮ)
“Nejlepší řešení lidských zdrojů v zemích V4” (dále jen “projekt”) - besthrpractices.org
“Nejlepší řešení lidských zdrojů v zemích V4” (dále jen “projekt”) - besthrpractices.org
Datum účinnosti: 1. října 2025
Toto oznámení o ochraně osobních údajů vysvětluje, jak jsou zpracovávány osobní údaje v souvislosti s projektem, jeho webovými stránkami (besthrpractices.org) a akcemi projektu (včetně domácích seminářů a nadnárodních akcí).
Webové stránky: https://besthrpractices.org/
1) Kdo je odpovědný za vaše osobní údaje (správce údajů)
Správce údajů:
Knowhouse Consulting Ltd. (“Knowhouse”)
Sídlo společnosti:
1141 Budapest Pered u. 4.
E-mail (kontakt pro ochranu osobních údajů):
edina.kalman@knowhouse.consulting
Zástupce:
Edina Ágnes Kálmán (generální ředitelka)
Registrační číslo společnosti:
01-09-419563
Číslo DPH:
HU32350847
E-mail (obecně):
info@knowhouse.consulting
Provozovatel webových stránek :
Společnost Knowhouse Consulting Ltd. je provozovatelem a správcem údajů pro besthrpractices.org, včetně veškeré analýzy webových stránek, souborů cookie a zpracování technických údajů.
Pověřenec pro ochranu osobních údajů / kontaktní osoba pro ochranu osobních údajů:
Edina Ágnes Kálmán (generální ředitelka)
E-mail: edina.kalman@knowhouse.consulting
Telefon: +36 20 581 2822
2) Důležité informace o projektových partnerech (konsorcium V4)
Partnerští správci údajů:
V případě národních (domácích) seminářů může hostitelská partnerská organizace shromažďovat registrace prostřednictvím svých vlastních systémů (např. Microsoft 365 / Microsoft Forms, Google Workspace / Google Forms nebo jiných institucionálních nástrojů).
V takových případech:
- Partner vystupuje v procesu registrace jako samostatný správce údajů a při registraci poskytne své vlastní informace o ochraně osobních údajů.
- Každý z partnerů zůstává odpovědný za bezpečnost a zákonnost údajů shromážděných prostřednictvím svých vlastních systémů.
- Účastníci by si měli před poskytnutím údajů prostřednictvím partnerských systémů prostudovat jeho vlastní oznámení o ochraně osobních údajů.
Sdílení dat se společností Knowhouse:
Společnost Knowhouse může v případě potřeby získat od partnerů omezený soubor údajů pro:
- Koordinace projektu
- Vykazování grantů pro Visegrádský fond
- Činnosti na podporu komunity a následná komunikace
Omezený přenos dat:
Jméno, e-mailová adresa, organizace, pozice/role, země, status účasti (registrovaný/účastník)
Právní základ pro předání:
Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) pro realizaci projektu a odpovědnost Visegrádského fondu
Smlouva o zpracování dat:
Veškeré sdílení údajů partnerů se řídí písemnými smlouvami o zpracování údajů, které zajišťují odpovídající bezpečnost a důvěrnost.
3) Jaké osobní údaje zpracováváme
V závislosti na tom, jak s projektem komunikujete, můžeme zpracovávat:
A) Prohlížení a zabezpečení webových stránek (technické údaje)
- IP adresa
- Informace o zařízení a prohlížeči (typ, verze, operační systém)
- Údaje protokolu (navštívené stránky, doba trvání, odkaz)
- Předvolby souborů cookie a záznamy o souhlasu
- Základní analytické události (pokud jsou povoleny)
A/1) Soubory cookie a podobné technologie
Soubory cookie a podobné sledovací technologie používáme na stránkách besthrpractices.org k následujícím účelům:
Základní / technické soubory cookie:
- Nutné pro funkčnost a zabezpečení webových stránek
- Příklady: správa relací, vyrovnávání zátěže, bezpečnostní tokeny.
- Není vyžadován souhlas uživatele (čl. 82 odst. 1 směrnice o soukromí a elektronických komunikacích).
Analytické soubory cookie:
- Zjistit, jak návštěvníci používají webové stránky (zobrazení stránek, cesta uživatele, vzorce zapojení).
- Příklady: Google Analytics (pokud je implementován)
- Právní základ: Váš souhlas prostřednictvím banneru se soubory cookie (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR)
Soubory cookie preferencí / funkcí:
- Zapamatování volby jazyka a souhlasu se soubory cookie.
- Není nutný samostatný souhlas (funkční pro vaši interakci)
Marketingové / remarketingové soubory cookie:
- Zobrazení cíleného obsahu souvisejícího s projektem na jiných platformách (pokud je to relevantní).
- Právní základ: Váš souhlas prostřednictvím banneru se soubory cookie (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR)
Podrobné informace o všech používaných souborech cookie, jejich účelu a způsobu jejich správy, viz naše Zásady používání souborů cookie nebo kontaktujte edina.kalman@knowhouse.consulting.
Předvolby souborů cookie můžete kdykoli spravovat prostřednictvím našeho banneru se soubory cookie nebo úpravou nastavení prohlížeče.
B) Kontakt a odborné dotazy
- Jméno
- E-mailová adresa
- Organizace
- Pozice/role
- Obsah vaší zprávy
- Jakékoli další osobní údaje, které dobrovolně uvedete ve svém dotazu.
C) Registrace a účast na akcích (workshopy a online akce)
Typické údaje o registraci / účasti mohou zahrnovat:
- Jméno
- E-mailová adresa
- Organizace
- Pozice/role
- Země
- Stav účasti (registrovaný / zúčastněný)
- Historie účasti a následná komunikace
- Nepovinné údaje, které poskytnete (např. požadavky na stravu, přístupnost, dietní alergie pro bezpečné řízení akce).
D) Docházková dokumentace
Při osobních akcích můžeme použít prezenční listinu, která obsahuje:
- Jméno
- Pozice/role
- Organizace
- E-mailová adresa
- Podpis (pro vyúčtování grantu Visegrádského fondu)
Účel podpisu: Předložit doklad o účasti pro účely vykazování grantu Visegrádskému fondu, jak je požadováno ve smlouvě o grantu.
E) Fotografie / video a dokumentace události
- Skupinové fotografie a dokumentační fotografie (např. scény z workshopu, flipcharty, výstupy skupiny).
- Dokumentační fotografie pro vykazování projektu (vyžadováno Visegrádským fondem: minimálně 2 fotografie na událost)
- videozáznamy nebo snímky obrazovky (online události), pouze v příslušných případech a po předchozím upozornění.
- Anonymizované vizuální materiály použité při šíření projektu (grafy, diagramy, anonymizovaná zpětná vazba účastníků).
Důležité: Identifikovatelné fotografie zblízka určené k veřejnému šíření (webové stránky, sociální média) podléhají samostatnému, nepovinnému souhlasu (viz oddíl 4 a 6.6).
F) Finanční a smluvní údaje (v případě partnerů)
- Pro partnerské organizace: fakturační údaje, kontaktní osoby, záznamy o finančních transakcích.
- Tyto údaje jsou zpracovávány pouze pro účely správy smluv a výplaty grantů.
4) Proč zpracováváme vaše údaje (účely)
4.1 Provoz a zabezpečení webových stránek
- Provoz a zabezpečení webových stránek projektu (technické fungování, sledování výkonu).
- Prevence zneužití a podvodů
- Řešení technických problémů
- Analýza webových stránek pro zlepšení uživatelské zkušenosti
4.2 Komunikace a dotazy
- Odpovídání na dotazy a odborná komunikace o projektu.
- Zasílání relevantních aktualizací projektu a pozvánek na akce
- Správa odběrů newsletteru a zapojení do profesní sítě
4.3 Organizace a řízení akce
- Registrace a potvrzení události
- Zasílání připomínek k událostem, logistických informací a následné komunikace.
- Správa záznamů o docházce a účasti
- Organizace ubytování, stravování a zajištění přístupnosti (v případě potřeby).
4.4 Projektová dokumentace a soulad s granty
- Vytváření prezenčních listin a záznamů o účasti pro potřeby výkaznictví Visegrádského fondu.
- Dokumentace realizace projektu prostřednictvím fotografií a shrnutí událostí
- Uchovávání dokladů o činnostech projektu pro účely auditu grantu.
- Příprava finančních a popisných zpráv pro Visegrádský fond.
4.5 Šíření a komunikace projektových aktivit
- Aktualizace webových stránek projektu se souhrny událostí, novinkami a výstupy.
- Sdílení výsledků projektu a osvědčených postupů v celém regionu V4
- Zveřejňování identifikovatelných fotografií na veřejných kanálech (webové stránky, sociální média). pouze s odděleným souhlasem
- Vytváření propagačních materiálů a zpravodajů o průběhu projektu.
4.6 Budování a udržování sítě profesionálů v oblasti lidských zdrojů V4
- Udržování databáze CRM profesionálů v oblasti lidských zdrojů a členů komunity.
- zasílání informačních bulletinů, pozvánek a aktualizací o tématech souvisejících s projektem.
- Podpora vzájemného učení a profesní výměny v zemích V4
- Budování udržitelné sítě pro následnou spolupráci po ukončení projektu
5) Právní základy podle GDPR
Osobní údaje zpracováváme na základě jednoho nebo více následujících právních důvodů v závislosti na konkrétní činnosti zpracování:
Fotografie a obrazová dokumentace - podrobné vysvětlení
Interní dokumentace (oprávněný zájem): Skupinové fotografie a dokumentační fotografie (např. flipcharty, scény z workshopů) pořízené během projektových akcí slouží oprávněnému zájmu dokumentovat realizaci projektu a plnit požadavky Visegrádského fondu na podávání zpráv. Tyto fotografie jsou uchovávány interně a jsou sdíleny pouze s Visegrádským fondem a partnery konsorcia pro účely odpovědnosti.
Veřejný disseminace (na základě souhlasu): Zveřejňování identifikovatelných fotografií - zejména detailních záběrů, na kterých jsou jasně rozpoznatelné osoby - na webových stránkách projektu, v sociálních médiích nebo ve veřejné komunikaci vyžaduje **oddělený, nepovinný souhlas**.
- Souhlas se získává prostřednictvím zaškrtávacího políčka na prezenční listině nebo samostatného formuláře souhlasu.
- Účast na akcích projektu NENÍ podmíněna udělením souhlasu s fotografováním.
- Souhlas s fotografováním můžete kdykoli odvolat na adrese edina.kalman@knowhouse.consulting.
Zpracovatelská činnost
Právní základ
Článek o GDPR
Poznámky
Provoz, zabezpečení a základní funkce webových stránek
Provoz, zabezpečení a základní funkce webových stránek
Čl. 6(1)(f)
Nezbytné pro udržení výkonu a zabezpečení webových stránek.
Analýza webových stránek a nepodstatné soubory cookie
Souhlas
Čl. 6(1)(a)
Prostřednictvím banneru se soubory cookie; odstoupit můžete kdykoli.
Odpovídání na dotazy a profesionální komunikace
Oprávněný zájem
Čl. 6(1)(f)
Nutné k zodpovězení vašich otázek
Registrace událostí a správa návštěvnosti
Oprávněný zájem
Čl. 6(1)(f)
Nezbytné pro organizaci a řízení akcí projektu
Interní dokumentace akce (skupinové fotografie, výstupy z workshopů, prezenční listiny).
Oprávněný zájem
Čl. 6(1)(f)
Nezbytné pro zdokumentování realizace projektu
Dodržování povinnosti podávat zprávy o grantech Visegrádského fondu (prezenční listiny, finanční záznamy, fotografie, podklady pro audit).
Právní povinnost / smluvní odpovědnost
Čl. 6(1)(c)
Povinné pro plnění grantové smlouvy
Zveřejňování identifikovatelných fotografií na veřejných kanálech (webové stránky, sociální média, média).
Souhlas (samostatný, nepovinný)
Čl. 6(1)(a)
Účast na akcích NENÍ podmíněna souhlasem s fotografováním.
V4 HR Professional Network (CRM, newslettery, profesionální oslovení)
Oprávněný zájem (u stávajících kontaktů) NEBO souhlas (u nových kontaktů).
Čl. 6 odst. 1 písm. f) nebo čl. 6(1)(a)
Odběr můžete kdykoli zrušit
Mezinárodní předávání údajů partnerským organizacím v EU
Oprávněný zájem (předávání v rámci EU)
Čl. 6(1)(f)
Všichni partneři mají sídlo v EU; žádné předávání do třetích zemí bez dodatečných záruk.
5.1 Fotografie a obrazová dokumentace - podrobné vysvětlení
Interní dokumentace (oprávněný zájem):
Skupinové fotografie, scény z workshopů, flipcharty a dokumentační materiály pořízené během akcí projektu slouží našemu oprávněnému zájmu:
- Dokumentace realizace projektu pro účely odpovědnosti
- Vytváření vizuálních podkladů pro podávání zpráv o grantech Visegrádského fondu (požadovány minimálně 2 fotografie na událost).
- Archivace historie projektu a výstupů
Tyto fotografie jsou bezpečně uloženy a sdíleny pouze s:
- Visegrádský fond (pro podávání zpráv o grantech a audit).
- Partneři konsorcia (pro koordinaci projektu)
- Autorizovaní pracovníci projektu
Veřejné šíření (na základě souhlasu):
Zveřejňování identifikovatelných fotografií - zejména detailních záběrů, na kterých jsou osoby jasně rozpoznatelné - na webových stránkách projektu, v sociálních médiích (LinkedIn, Facebook) nebo ve veřejné komunikaci vyžaduje samostatný, výslovný a nepovinný souhlas.
Hlavní zásady:
- Souhlas je nepovinný: Účast na akcích a aktivitách projektu NENÍ podmíněna udělením souhlasu s fotografováním.
- Samostatné zaškrtávací políčko: Souhlas s fotografováním se získává prostřednictvím zvláštního zaškrtávacího políčka na prezenční listině nebo samostatného formuláře souhlasu na akci.
- Stažení: Souhlas s fotografováním můžete kdykoli odvolat na adrese edina.kalman@knowhouse.consulting.
- Stahovací účinek: Stažení se vztahuje na budoucí použití; již zveřejněné fotografie mohou dočasně zůstat, dokud nebudou odstraněny (obvykle do 30 dnů od podání žádosti).
Anonymizované obrazové materiály: Pro šíření projektu můžeme bez zvláštního souhlasu použít anonymizované nebo silně upravené fotografie, které neidentifikují osoby (např. scény z workshopů s rozmazanými obličeji, ilustrace diagramů založené na diskusích).
6) Spolupráce s partnery a sdílení dat
6.1 Organizace třetích stran a příjemci údajů
Společnost Knowhouse Consulting Ltd. během projektu spolupracuje s dalšími organizacemi. Osobní údaje mohou být předávány:
profesionální organizace v oblasti lidských zdrojů: Národní asociace řízení lidských zdrojů (OHE, Maďarsko), Národní asociace personalistů (HSZOSZ, Maďarsko), profesní organizace personalistů v České republice, Polsku a na Slovensku.
Akademičtí a univerzitní partneři: Univerzita Mateja Bela (Slovensko), Slezská univerzita (Česko), Štětínská univerzita (Polsko), Kodolnyiho univerzita (Maďarsko).
Visegrádský fond: jako orgán, který uděluje granty, pro účely podávání zpráv, monitorování a auditu.
Externí poskytovatelé služeb a zpracovatelé údajů: webhosting, e-mailové platformy, nástroje pro správu událostí, systémy CRM (viz oddíl 6.2).
6.2 Osobní údaje sdílené se spolupracujícími partnery
Partnerům projektu a profesním organizacím mohou být předány následující osobní údaje:
- Jméno
- E-mailová adresa
- Telefonní číslo (pokud je uvedeno)
- Údaje o pracovišti/společnosti
- Pozice/role
- Země
- Stav účasti a záznamy o účasti na událostech
- Informace o potravinových alergiích (pokud je to nutné pro bezpečné a dostupné řízení akce).
6.3 Záruky ochrany údajů
Veškeré sdílení dat s partnery podléhá:
Smlouvy o zpracování údajů (DPA): Písemné smlouvy vyžadující, aby partneři zpracovávali údaje pouze pro účely projektu, s odpovídajícími bezpečnostními opatřeními.
Povinnost mlčenlivosti: Všichni partneři a zaměstnanci musí zachovávat mlčenlivost
Omezený přístup: Partneři mají přístup pouze k údajům nezbytným pro jejich konkrétní projektovou roli.
Omezení účelu: Údaje se používají pouze pro koordinaci projektu, řízení akcí, šíření informací a odpovědnost Visegrádského fondu.
Bezpečný přenos: Data jsou přenášena pomocí zabezpečených, šifrovaných metod.
6.4 Zpracovatelé údajů a poskytovatelé služeb
Na podporu projektových činností můžeme zapojit externí poskytovatele služeb:
| Kategorie služeb | Příklady | Zpracovávané údaje | Právní základ |
| Webhosting a technická infrastruktura | Poskytovatel webových stránek, služby CDN | Protokoly IP, údaje o souborech cookie, chování uživatelů | Oprávněný zájem (provoz webových stránek) |
| E-mailové a komunikační platformy | Google Workspace, Microsoft 365, Mailchimp | E-mailové adresy, záznamy o komunikaci | Oprávněný zájem (koordinace akce) |
| Nástroje pro správu událostí a registraci | Formuláře Google, Microsoft Forms, Eventbrite (pokud se používá) | Registrační údaje, záznamy o docházce | Oprávněný zájem (správa událostí) |
| Nástroje pro analýzu a sledování | Google Analytics, Hotjar (pokud je implementován) | IP adresa, zobrazení stránek, cesta uživatele | Souhlas (banner se soubory cookie) |
| Nástroje CRM a profesionální sítě | Mailchimp, HubSpot nebo podobné služby | Kontaktní údaje, e-mailové preference | Oprávněný zájem / Souhlas |
| Zpracování financí a plateb (v případě potřeby) | Bankovní převod, účetní software | Údaje o fakturách, záznamy o platbách | Právní povinnost (zákon o účetnictví) |
Všichni poskytovatelé služeb jsou vázáni písemnými Smlouvy o zpracování dat zajištění:
Zpracování pouze podle našich zdokumentovaných pokynů
Důvěrnost a bezpečnostní povinnosti zaměstnanců
pomoc s právy subjektů údajů (přístup, výmaz atd.)
Oznámení a schválení dílčího zpracovatele
Pomoc při oznamování narušení bezpečnosti a vyšetřování
Vymazání nebo vrácení údajů po ukončení smlouvy
6.5 Mezinárodní přenosy dat (pokud je to relevantní)
V současné době se všichni partneři projektu a hlavní poskytovatelé služeb nacházejí v Evropském hospodářském prostoru (EHP): Maďarsko, Slovensko, Česko a Polsko.
Pokud jsou údaje předávány mimo EHP v budoucnu zavedeme vhodná ochranná opatření, jako jsou:
Standardní smluvní doložky (SCC) schválené Evropskou komisí
Rozhodnutí o přiměřenosti uznávající normy ochrany údajů třetí země
Závazná podniková pravidla (v příslušných případech)
Pokud dojde k mezinárodnímu předání, budeme toto oznámení o ochraně osobních údajů aktualizovat a informovat dotčené osoby.
7) Jak dlouho uchováváme vaše údaje (doba uchovávání)
Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou k naplnění účelů uvedených v oddíle 4 nebo po dobu vyžadovanou zákonem.
| Kategorie dat | Doba uchovávání | Právní základ / odůvodnění |
| Technické protokoly webových stránek (IP adresy, informace o prohlížeči) | 12 měsíců | Monitorování zabezpečení, prevence zneužití, řešení problémů |
| Údaje z analýzy webových stránek (anonymizované) | Na dobu neurčitou (anonymizováno) | Průběžná optimalizace webových stránek |
| Kontaktní e-maily a zprávy | Do vyřešení dotazu + 1 rok | Oprávněný zájem na vedení záznamů o komunikaci; potenciální následná opatření |
| Záznamy o odběru newsletteru (pokud je přihlášen) | Dokud se neodhlásíte NEBO 3 roky nečinnosti | Oprávněný zájem na udržování profesní sítě; minimalizace údajů |
| Registrační údaje k události (jméno, e-mail, organizace, země) | Doba trvání projektu + 5 let po ukončení projektu | Požadavky na odpovědnost a audit u grantů Visegrádského fondu |
| Docházkové listy s podpisy | Doba trvání projektu + 5 let po ukončení projektu | Povinnost podávat zprávy z Visegrádského fondu (čl. 6 odst. 2 smlouvy o grantu); doklad o účasti |
| Fotografie používané pro interní výkaznictví a grantovou dokumentaci | Doba trvání projektu + 5 let po ukončení projektu | Požadavek na důkazy z auditu Visegrádského fondu |
| Fotografie zveřejněné se souhlasem (webové stránky, sociální média, média) | Do uzavření webových stránek projektu + 2 roky (minimálně) | Pokyny pro poskytování grantů z Visegrádského fondu (oddíl 5.4): webové stránky musí zůstat aktivní 2 roky po uzavření. |
| V4 HR Professional Network CRM databáze (kontakty, newslettery) | Dokud se jednotlivec neodhlásí z odběru NEBO dokud není 3 roky nečinný. | Oprávněný zájem na udržení profesní sítě po ukončení projektu |
| Finanční a smluvní záznamy | 8 let od konce účetního období | Maďarský daňový zákon a zákon o účetnictví (zákonná povinnost) |
| Kontaktní údaje a záznamy o komunikaci s partnery | Doba trvání projektu + 1 rok | Právní povinnost (správa smlouvy a případné spory) |
7.1 Vymazání a anonymizace po uchování dat
Po uplynutí doby uchovávání:
Osobní údaje budou bezpečně smazáno používání metod, které brání obnově (např. bezpečné mazání souborů, fyzické zničení záznamů).
Případně mohou být údaje anonymizované pro statistické nebo výzkumné účely (anonymizací se údaje stanou nevratně neidentifikovatelnými).
Fotografie budou odstraněny z veřejných kanálů (webové stránky, sociální média).
Archivovaná data potřebná pro zajištění souladu s předpisy (finanční záznamy) budou bezpečně uložena a vymazána až po uplynutí zákonných požadavků na uchovávání.
7.2 Povinnost uchovávat webové stránky projektu
Podle grantové smlouvy Visegrádského fondu (bod 5.4 grantových pokynů) musí webové stránky projektu a online výstupy zůstat zachovány. přístupné veřejnosti po dobu nejméně 2 let po skončení smluvního období projektu..
V tomto období:
Zveřejněný obsah a fotografie (zveřejněné se souhlasem) zůstanou online.
bude zachován přístup k databázi nástrojů a osvědčených postupů v oblasti lidských zdrojů.
Anonymizované nebo neosobní výstupy projektu budou i nadále k dispozici.
Po dvou letech mohou být webové stránky archivovány, deaktivovány nebo integrovány do jiných platforem. Pokud dojde k významným změnám v dostupnosti webových stránek, poskytneme o tom včasné upozornění.
8) Vaše práva podle GDPR
Máte následující práva týkající se vašich osobních údajů zpracovávaných společností Knowhouse:
8.1 Právo na přístup (čl. 15 GDPR)
Máte právo na:
Získat potvrzení o tom, zda zpracováváme vaše osobní údaje.
obdržet kopii údajů, které o vás uchováváme.
pochopit, jak, proč a jak dlouho vaše údaje zpracováváme.
Zjistěte, s kým sdílíme vaše údaje
Jak podat žádost: Písemnou žádost zašlete na adresu edina.kalman@knowhouse.consulting s předmětem “Žádost o přístup k údajům”.”
8.2 Právo na opravu (čl. 16 GDPR)
Máte právo na:
Oprava nepřesných nebo neúplných osobních údajů.
Poskytnutí chybějících informací
Příklad: Pokud máme nesprávnou e-mailovou adresu nebo neaktuální název pracovní pozice, můžete požádat o opravu.
Jak podat žádost: Kontakt edina.kalman@knowhouse.consulting s podrobnostmi o informacích, které mají být opraveny.
8.3 Právo na výmaz / “právo být zapomenut” (čl. 17 GDPR)
Máte právo požádat o vymazání svých osobních údajů, pokud:
Údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny.
odvoláte souhlas (pokud je zpracování založeno na souhlasu) a neexistuje žádný jiný právní důvod.
vznesete námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu a my nemáme žádné převažující oprávněné důvody.
Údaje byly zpracovány protiprávně
Po ukončení účasti požádáte o vymazání ze sítě V4 HR Professional Network.
Důležité omezení: Je možné, že nebudeme moci vymazat údaje potřebné pro Podávání zpráv o grantech Visegrádského fondu a dodržování předpisů při auditu do uplynutí doby uchovávání (5 let po ukončení projektu). Patří mezi ně:
Docházkové listy s podpisy
Finanční záznamy
Dokumentace událostí a fotografie používané pro vykazování grantů
Jak podat žádost: Kontakt edina.kalman@knowhouse.consulting s jasným vysvětlením, proč je vymazání oprávněné. Upozorníme vás na případná omezení vyplývající ze zákonných povinností.
8.4 Právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR)
Máte právo na:
za určitých okolností omezit způsob zpracování vašich údajů:
Zatímco ověřujeme správnost údajů, které jste zpochybnili.
Pokud je zpracování nezákonné, ale vy upřednostňujete omezení před výmazem.
Pokud údaje již nepotřebujeme, ale vy je potřebujete pro právní nároky.
Pokud jste vznesli námitku proti zpracování a my zjišťujeme oprávněné důvody.
Účinek: Pokud je zpracování omezeno, údaje ukládáme, ale aktivně je nepoužíváme (s výjimkou vašeho souhlasu nebo pro právní nároky).
Jak podat žádost: Kontakt edina.kalman@knowhouse.consulting popisující okolnosti vyžadující omezení.
8.5 Právo na přenositelnost údajů (čl. 20 GDPR)
Máte právo na:
obdržet vaše osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu (např. CSV, JSON).
požádat o předání vašich údajů přímo jiné organizaci
Platí pro: Údaje zpracovávané na základě souhlasu nebo smlouvy, prováděné automatizovanými prostředky.
Příklad: Vaše registrační údaje pro událost sítě V4 HR Network.
Omezení: Nevztahuje se na údaje zpracovávané pro účely povinnosti podávat zprávy o grantech.
Jak podat žádost: Kontakt edina.kalman@knowhouse.consulting uvést, že si přejete uplatnit přenositelnost údajů.
8.6 Právo vznést námitku (čl. 21 GDPR)
Máte právo vznést námitku proti zpracování na základě oprávněný zájem, včetně:
Přímý marketing nebo projektové zpravodaje
Profilování nebo automatizované rozhodování (pokud existuje)
Zpracování pro vědecký výzkum nebo statistiku (pokud není povinné).
Účinek: Zpracování ukončíme, pokud neprokážeme, že závažné legitimní důvody které převažují nad vašimi zájmy (např. zákonná povinnost, nezbytnost projektu).
Jak podat žádost: Kontakt edina.kalman@knowhouse.consulting s předmětem “Námitka proti zpracování” a uveďte, proti které činnosti zpracování vznášíte námitku.
8.7 Práva související s automatizovaným rozhodováním a profilováním (čl. 22 GDPR)
Máte právo na:
nepodléhat čistě automatizovanému rozhodování s právními nebo podobně významnými účinky.
Vyžádání lidského přezkumu automatizovaných rozhodnutí
Současný stav: Při výběru účastníků nebo řízení událostí nepoužíváme automatizované rozhodování ani profilování.
8.8 Právo odvolat souhlas (čl. 7 odst. 3 GDPR)
Pokud je zpracování založeno na vašem souhlasu, můžete ho kdykoli odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování, ke kterému došlo před jeho odvoláním.
Platí pro:
Souhlas se zveřejněním fotografií
Analytické a nepodstatné soubory cookie
Přihlášení k odběru novinek a CRM
Marketingová komunikace
Jak odstoupit od smlouvy:
Klikněte na odkaz “odhlásit odběr” v bulletinech.
Správa předvoleb souborů cookie prostřednictvím banneru souborů cookie
E-mail edina.kalman@knowhouse.consulting žádost o vystoupení ze sítě V4 HR Professional Network.
8.9 Jak uplatnit svá práva
Chcete-li uplatnit některá z výše uvedených práv, kontaktujte prosím:
E-mail: edina.kalman@knowhouse.consulting
Poštovní adresa:
Knowhouse Consulting s.r.o.
1141 Budapešť, Pered u. 4.
Maďarsko
Časový plán reakce: Na vaši žádost odpovíme do 30 kalendářních dnů. V případě složitých žádostí můžeme lhůtu prodloužit o 2 měsíce a budeme vás informovat o zpoždění a jeho důvodu.
Ověření: Před zpracováním žádosti můžeme potřebovat ověřit vaši totožnost. Můžete být požádáni o předložení dokladu totožnosti.
9) Právo podat stížnost u dozorového úřadu
Pokud se domníváte, že zpracování vašich osobních údajů porušuje GDPR nebo maďarské zákony o ochraně osobních údajů, máte právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu:
Maďarský národní úřad pro ochranu údajů a svobodu informací (NAIH)
Celé jméno: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
Poštovní adresa:
1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11., Maďarsko
(Korespondence: 1363 Budapest, Pf. 9., Maďarsko)
Telefon: +36 (1) 391-1400
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu
Webové stránky: http://naih.hu
Úřední hodiny: Pondělí-čtvrtek 08:00-16:00, pátek 08:00-13:30 (CET)
Soudní opravný prostředek
Máte také právo obrátit se na soud, pokud se domníváte, že byla porušena vaše práva. Soudní řízení může být zahájeno v místě vašeho bydliště, v místě, kde k údajnému porušení došlo, nebo v místě, kde má sídlo správce údajů.
10) Zabezpečení dat
Zavádíme vhodné technická a organizační opatření chránit vaše osobní údaje před náhodným nebo nezákonným zničením, ztrátou, změnou, neoprávněným zveřejněním nebo přístupem.
10.1 Technické záruky
Bezpečné ukládání dat: Systémy chráněné heslem a šifrovaná připojení (HTTPS).
Kontrola přístupu: Oprávnění založená na rolích; k osobním údajům mají přístup pouze oprávnění pracovníci projektu a partneři.
Bezpečné přenosy: Osobní údaje jsou přenášeny šifrovanými kanály
Pravidelné zálohování: Pravidelné zálohování zajišťuje obnovu dat v případě jejich ztráty.
Monitorování systému: Průběžné sledování podezřelých aktivit a potenciálních narušení.
10.2 Organizační záruky
Povinnost mlčenlivosti: Všichni pracovníci projektu, partneři a poskytovatelé služeb musí podepsat dohodu o mlčenlivosti.
Minimalizace údajů: Shromažďujeme pouze údaje nezbytné pro stanovené účely.
Školení zaměstnanců: Členové týmu dostanou pokyny k osvědčeným postupům v oblasti ochrany údajů a soukromí.
Plán reakce na incident: Jsou zavedeny postupy pro odhalování, reakci a hlášení případů narušení bezpečnosti údajů.
10.3 Oznámení o narušení bezpečnosti údajů
V případě narušení bezpečnosti dat (neoprávněné nebo náhodné zpracování, přístup nebo zveřejnění), které představují riziko pro vaše práva a svobody:
Budeme informovat Maďarská NAIH v rámci 72 hodin od okamžiku, kdy se o porušení dozvěděla
Budeme informovat postižené osoby bez zbytečného odkladu pokud narušení představuje vysoké riziko (např. finanční škoda, krádež identity).
Oznámení bude obsahovat informace o narušení, možných důsledcích a doporučených opatřeních (např. změna hesel, sledování účtů).
11) Aktualizace tohoto oznámení
Komplexní informace o souborech cookie, které používáme na besthrpractices.org, o jejich účelu, uchovávání a o tom, jak je spravovat, naleznete v části věnované těmto souborům:
→ Zásady používání souborů cookie
Rychlé shrnutí:
- Základní soubory cookie: Nutné pro fungování webových stránek (není třeba souhlasu).
- Analytické soubory cookie: Pomáhají nám porozumět používání webových stránek (nutný souhlas)
- Preferenční soubory cookie: Zapamatujte si svá nastavení (pro některá nastavení je nutný souhlas)
- Odhlásit se můžete kdykoli: Prostřednictvím banneru se soubory cookie nebo nastavení prohlížeče
- Banner cookie: Zobrazí se při první návštěvě, později můžete předvolby změnit.
12) Změny tohoto oznámení o ochraně osobních údajů
Toto oznámení o ochraně osobních údajů můžeme čas od času aktualizovat, aby odráželo:
Změny v našich postupech zpracování údajů
Nové aktivity nebo výstupy projektu
Změny právních povinností (aktualizace GDPR, změny maďarského práva)
Aktualizace požadavků Visegrádského fondu
Zlepšení ochrany soukromí
Historie verzí:
Aktuální verze: Účinnost od 1. října 2025
Poslední aktualizace: leden 2026
Oznámení o změnách:
Pokud uděláme významné změny které mají vliv na vaše práva nebo podstatně mění způsob, jakým zpracováváme vaše údaje:
Budeme vás informovat prostřednictvím e-mail (pokud jste poskytli kontaktní údaje)
Budeme zveřejňovat aktualizace na Webové stránky projektu (besthrpractices.org)
Na změny upozorníme na této stránce
Doporučujeme, abyste si toto oznámení o ochraně osobních údajů pravidelně (alespoň jednou ročně) prohlíželi a byli tak informováni o tom, jak chráníme vaše osobní údaje.
Drobné aktualizace (vysvětlení, opravy, formátování) mohou být provedeny bez předchozího upozornění.
13) Kontakt a další informace
Dotazy týkající se tohoto oznámení o ochraně osobních údajů:
E-mail: edina.kalman@knowhouse.consulting
Telefon: +36 20 581 2822
Poštovní adresa:
Knowhouse Consulting s.r.o.
1141 Budapest, Pered u. 4., Maďarsko
Informace o projektu:
Webové stránky: https://besthrpractices.org/
E-mail projektu: [obecný kontaktní e-mail, je-li k dispozici]
Dozorčí orgán:
Pro stížnosti nebo dotazy týkající se práv na ochranu údajů:
Národní úřad pro ochranu údajů a svobodu informací (NAIH)
Webové stránky: http://naih.hu
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu
Telefon: +36 (1) 391-1400
14) Právní rámec
Toto oznámení o ochraně osobních údajů je založeno na dodržování:
GDPR (nařízení EU 2016/679): Obecné nařízení o ochraně osobních údajů
Maďarský informační zákon (Magyarország Alaptörvénye - Informační zákon): 2011. évi CXII. törvény az információs önrendelkezésről és az információszabadságról (Info tv.)
Maďarský občanský zákoník (Ptk.): Polgári Törvénykönyv - Články o ochraně osobních údajů
Maďarský daňový zákon a zákon o účetnictví: Pro uchovávání finančních údajů
Smlouva o grantu z Visegrádského fondu a grantové směrnice (2024): Specifické požadavky na projekt
Směrnice o soukromí a elektronických komunikacích (2002/58/ES): Pravidla pro elektronickou komunikaci a soubory cookie
Toto oznámení o ochraně osobních údajů je závazným právním dokumentem. Účastí na akcích projektu, registrací na webových stránkách nebo poskytnutím osobních údajů společnosti Knowhouse potvrzujete, že jste si toto oznámení přečetli a porozuměli mu.
Pro dostupnost: Tento dokument je k dispozici v angličtině a na vyžádání bude přeložen do maďarštiny, polštiny, češtiny a slovenštiny. Kontaktujte prosím edina.kalman@knowhouse.consulting pro alternativní formáty (velké písmo, zvuk atd.).