OZNÁMENIE O OCHRANE OSOBNÝCH ÚDAJOV (INFORMÁCIE O SPRACOVANÍ ÚDAJOV)
“Best HR Solutions in V4 Countries” (ďalej len “projekt”) - besthrpractices.org
“Best HR Solutions in V4 Countries” (ďalej len “projekt”) - besthrpractices.org
Dátum účinnosti: 1. október 2025
Toto oznámenie o ochrane osobných údajov vysvetľuje, ako sa spracúvajú osobné údaje v súvislosti s projektom, jeho webovou stránkou (besthrpractices.org) a podujatiami projektu (vrátane domácich seminárov a medzinárodných podujatí).
Webová lokalita: https://besthrpractices.org/
1) Kto je zodpovedný za vaše osobné údaje (správca údajov)
Správca údajov:
Knowhouse Consulting Ltd. (“Knowhouse”)
Adresa sídla:
1141 Budapešť Pered u. 4.
E-mail (kontakt na ochranu osobných údajov):
edina.kalman@knowhouse.consulting
Zástupca:
Edina Ágnes Kálmán (výkonná riaditeľka)
Registračné číslo spoločnosti:
01-09-419563
Číslo DPH:
HU32350847
E-mail (všeobecný):
info@knowhouse.consulting
Prevádzkovateľ webovej stránky :
Spoločnosť Knowhouse Consulting Ltd. je prevádzkovateľom a správcom údajov pre besthrpractices.org vrátane všetkých analýz webových stránok, súborov cookie a technického spracovania údajov.
Úradník pre ochranu údajov / kontaktná osoba pre ochranu osobných údajov:
Edina Ágnes Kálmán (výkonná riaditeľka)
E-mail: edina.kalman@knowhouse.consulting
Telefón: +36 20 581 2822
2) Dôležité upozornenie o partneroch projektu (konzorcium V4)
Partnerskí prevádzkovatelia údajov:
V prípade národných (domácich) seminárov môže hostiteľská partnerská organizácia zbierať registrácie prostredníctvom svojich vlastných systémov (napr. Microsoft 365 / Microsoft Forms, Google Workspace / Google Forms alebo iných inštitucionálnych nástrojov).
V takýchto prípadoch:
- Partner vystupuje v procese registrácie ako samostatný správca údajov a pri registrácii poskytne svoje vlastné informácie o ochrane osobných údajov.
- Každý partner je naďalej zodpovedný za bezpečnosť a zákonnosť údajov zhromaždených prostredníctvom svojich systémov.
- Účastníci by si mali pred poskytnutím údajov prostredníctvom svojich systémov preštudovať oznámenie o ochrane osobných údajov partnera.
Zdieľanie údajov so spoločnosťou Knowhouse:
Spoločnosť Knowhouse môže v prípade potreby získať od partnerov obmedzený súbor údajov na:
- Koordinácia projektu
- Podávanie správ o grantoch Vyšehradskému fondu
- Činnosti zamerané na budovanie komunity a následná komunikácia
Obmedzený prenos údajov:
Meno, e-mailová adresa, organizácia, pozícia/úloha, krajina, status účasti (registrovaný/účastník)
Právny základ prenosu:
Oprávnený záujem (článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR) na realizáciu projektu a zodpovednosť Vyšehradského fondu
Dohoda o spracovaní údajov:
Všetky partnerské zdieľania údajov sa riadia písomnými dohodami o spracovaní údajov, ktoré zabezpečujú primeranú bezpečnosť a dôvernosť.
3) Aké osobné údaje spracúvame
V závislosti od spôsobu vašej interakcie s projektom môžeme spracúvať:
A) Prehliadanie webových stránok a bezpečnosť (technické údaje)
- IP adresa
- Informácie o zariadení a prehliadači (typ, verzia, operačný systém)
- Údaje denníka (zobrazené stránky, trvanie, odkazovač)
- Predvoľby súborov cookie a záznamy o súhlase
- Základné analytické udalosti (ak sú povolené)
A/1) Súbory cookie a podobné technológie
Súbory cookie a podobné technológie sledovania používame na stránke besthrpractices.org na tieto účely:
Základné / technické súbory cookie:
- Potrebné pre funkčnosť a bezpečnosť webovej lokality
- Príklady: správa relácií, vyrovnávanie záťaže, bezpečnostné tokeny
- Nevyžaduje sa súhlas používateľa (článok 82 ods. 1 smernice o súkromí a elektronických komunikáciách)
Analytické súbory cookie:
- pochopenie toho, ako návštevníci používajú webové stránky (zobrazenia stránok, cesta používateľa, vzorce zapojenia).
- Príklady: Google Analytics (ak je zavedený)
- Právny základ: Váš súhlas prostredníctvom banneru so súbormi cookie (článok 6 ods. 1 písm. a) GDPR)
Súbory cookie preferencií / funkčnosti:
- Zapamätanie si vášho výberu jazyka a preferencií súhlasu so súbormi cookie
- Nie je potrebný žiadny samostatný súhlas (funkčný pre vašu interakciu)
Marketingové / remarketingové súbory cookie:
- Zobrazenie cieleného obsahu súvisiaceho s projektom na iných platformách (ak je to vhodné)
- Právny základ: Váš súhlas prostredníctvom banneru so súbormi cookie (článok 6 ods. 1 písm. a) GDPR)
Podrobné informácie o všetkých používaných súboroch cookie, ich účeloch a o tom, ako ich spravovať, si pozrite náš Politika používania súborov cookie alebo kontaktujte edina.kalman@knowhouse.consulting.
Svoje preferencie týkajúce sa súborov cookie môžete kedykoľvek spravovať prostredníctvom nášho bannera so súbormi cookie alebo úpravou nastavení prehliadača.
B) Kontakt a odborné otázky
- Meno
- E-mailová adresa
- Organizácia
- Pozícia/úloha
- Obsah vašej správy
- Akékoľvek iné osobné údaje, ktoré dobrovoľne uvediete vo svojej požiadavke.
C) Registrácia a účasť na podujatiach (semináre a online podujatia)
Typické údaje o registrácii/účasti môžu zahŕňať:
- Meno
- E-mailová adresa
- Organizácia
- Pozícia/úloha
- Krajina
- Stav účasti (registrovaný / zúčastnený)
- História účasti a následná komunikácia
- Nepovinné údaje, ktoré poskytnete (napr. požiadavky na stravu, potreby týkajúce sa prístupnosti, stravovacie alergie na účely bezpečného riadenia podujatia).
D) Dokumentácia o dochádzke
Pri osobných podujatiach môžeme použiť prezenčnú listinu, ktorá obsahuje:
- Meno
- Pozícia/úloha
- Organizácia
- E-mailová adresa
- Podpis (pre vyúčtovanie grantu z Vyšehradského fondu)
Účel podpisu: Poskytnúť Vyšehradskému fondu doklad o účasti na podávaní správ o grante, ako sa vyžaduje v zmluve o grante.
E) Fotografie / video a dokumentácia podujatia
- Skupinové fotografie a dokumentačné fotografie (napr. scény z workshopov, flipcharty, skupinové výstupy)
- Dokumentačné fotografie pre podávanie správ o projekte (požadované Vyšehradským fondom: minimálne 2 fotografie na podujatie)
- videozáznamy alebo snímky obrazovky (online podujatia), len v prípade potreby a po predchádzajúcom upozornení
- Anonymizované vizuálne materiály použité pri šírení projektu (grafy, diagramy, anonymizovaná spätná väzba účastníkov)
Dôležité: Identifikovateľné fotografie zblízka určené na verejné šírenie (webové stránky, sociálne médiá) podliehajú samostatnému, nepovinnému súhlasu (pozri oddiel 4 a 6.6).
F) Finančné a zmluvné údaje (ak sa vzťahujú na partnerov)
- Pre partnerské organizácie: fakturačné údaje, kontaktné osoby, záznamy o finančných transakciách
- Tieto údaje sa spracúvajú len na účely správy zmlúv a vyplácania grantov.
4) Prečo spracúvame vaše údaje (účely)
4.1 Prevádzka a bezpečnosť webovej stránky
- Prevádzka a zabezpečenie webovej stránky projektu (technické fungovanie, monitorovanie výkonu)
- Predchádzanie zneužívaniu a podvodom
- Riešenie technických problémov
- Analýza webových stránok na zlepšenie používateľského zážitku
4.2 Komunikácia a otázky
- Reagovanie na otázky a odborná komunikácia o projekte
- zasielanie relevantných aktualizácií projektu a pozvánok na podujatia
- Správa odberov noviniek a zapojenie do profesionálnej siete
4.3 Organizácia a riadenie podujatia
- Registrácia a potvrdenie podujatia
- zasielanie pripomienok k podujatiam, logistických informácií a následnej komunikácie
- Správa záznamov o dochádzke a účasti
- organizovanie ubytovania, stravovania a zabezpečenia prístupnosti (v prípade potreby).
4.4 Projektová dokumentácia a súlad s grantom
- Vytváranie prezenčných listín a záznamov o účasti na účely podávania správ Vyšehradského fondu
- Dokumentácia realizácie projektu prostredníctvom fotografií a zhrnutí udalostí
- uchovávanie dôkazov o činnostiach projektu na účely auditu grantov
- Príprava finančných a opisných správ pre Vyšehradský fond
4.5 Šírenie informácií a komunikácia o aktivitách projektu
- aktualizácia webovej stránky projektu so súhrnmi udalostí, novinkami a výstupmi
- Zdieľanie výsledkov projektu a osvedčených postupov v celom regióne V4
- Zverejňovanie identifikovateľných fotografií na verejných kanáloch (webové stránky, sociálne médiá) len s osobitným súhlasom
- Vytváranie propagačných materiálov a bulletinov o priebehu projektu
4.6 Budovanie a udržiavanie profesionálnej siete V4 HR
- Udržiavanie databázy CRM odborníkov v oblasti ľudských zdrojov a členov komunity
- zasielanie bulletinov, pozvánok a aktualizácií o témach súvisiacich s projektom
- Podpora vzájomného učenia a odbornej výmeny v krajinách V4
- Budovanie udržateľnej siete pre následnú spoluprácu po ukončení projektu
5) Právne základy podľa GDPR
Osobné údaje spracúvame na základe jedného alebo viacerých z nasledujúcich právnych dôvodov v závislosti od konkrétnej spracovateľskej činnosti:
Fotografie a vizuálna dokumentácia - podrobné vysvetlenie
Interná dokumentácia (oprávnený záujem): Skupinové fotografie a dokumentačné fotografie (napr. flipcharty, scény z workshopov) zhotovené počas projektových podujatí slúžia oprávnenému záujmu zdokumentovať realizáciu projektu a splniť požiadavky Vyšehradského fondu na podávanie správ. Tieto fotografie sa uchovávajú interne a zdieľajú sa len s Vyšehradským fondom a partnermi konzorcia na účely zodpovednosti.
Verejný disseminácia (na základe súhlasu): Uverejňovanie identifikovateľných fotografií - najmä detailných záberov, na ktorých sú osoby jasne rozpoznateľné - na webovej stránke projektu, v sociálnych médiách alebo vo verejnej komunikácii si vyžaduje **oddelený, nepovinný súhlas**.
- Súhlas sa získava prostredníctvom zaškrtávacieho políčka na prezenčnej listine alebo samostatného formulára súhlasu.
- Účasť na podujatiach projektu NIE JE podmienená udelením súhlasu s fotografovaním
- Súhlas s fotografovaním môžete kedykoľvek odvolať na adrese edina.kalman@knowhouse.consulting.
Činnosť spracovania
Právny základ
GDPR Článok
Poznámky
Prevádzka, bezpečnosť a základné funkcie webovej stránky
Prevádzka, bezpečnosť a základné funkcie webovej stránky
Čl. 6(1)(f)
Nevyhnutné na udržanie výkonu a bezpečnosti webovej lokality
Analýza webových stránok a nepodstatné súbory cookie
Súhlas
Čl. 6(1)(a)
Prostredníctvom banneru so súbormi cookie; môžete kedykoľvek odstúpiť
Reagovanie na otázky a profesionálna komunikácia
Oprávnený záujem
Čl. 6(1)(f)
Potrebné na zodpovedanie vašich otázok
Registrácia a správa účasti na podujatiach
Oprávnený záujem
Čl. 6(1)(f)
Potrebné na organizáciu a riadenie projektových podujatí
Interná dokumentácia podujatia (skupinové fotografie, výstupy z workshopov, prezenčné listiny)
Oprávnený záujem
Čl. 6(1)(f)
Potrebné na zdokumentovanie realizácie projektu
Dodržiavanie povinností týkajúcich sa podávania správ o grantoch z Vyšehradského fondu (prezenčné listiny, finančné záznamy, fotografie, dôkazy o audite)
Právna povinnosť / zmluvná zodpovednosť
Čl. 6(1)(c)
Povinné pre plnenie grantovej zmluvy
Zverejňovanie identifikovateľných fotografií na verejných kanáloch (webové stránky, sociálne médiá, médiá)
Súhlas (samostatný, nepovinný)
Čl. 6(1)(a)
Účasť na podujatiach NIE JE podmienená súhlasom s fotografiou
V4 HR Professional Network (CRM, informačné bulletiny, profesionálny dosah)
Oprávnený záujem (pre existujúce kontakty) ALEBO súhlas (pre nové prihlásenia)
Čl. 6 ods. 1 písm. f) alebo čl. 6(1)(a)
Odhlásiť sa môžete kedykoľvek
Medzinárodné prenosy údajov partnerským organizáciám v EÚ
Oprávnený záujem (prenos v rámci EÚ)
Čl. 6(1)(f)
Všetci partneri majú sídlo v EÚ; žiadne presuny do tretích krajín bez dodatočných záruk
5.1 Fotografie a vizuálna dokumentácia - podrobné vysvetlenie
Interná dokumentácia (oprávnený záujem):
Skupinové fotografie, scény z workshopov, flipcharty a dokumentačné materiály zhotovené počas podujatí projektu slúžia nášmu oprávnenému záujmu:
- Dokumentovanie realizácie projektu na účely zodpovednosti
- Vytváranie vizuálnych dôkazov na účely podávania správ o grantoch Vyšehradského fondu (minimálne 2 fotografie na jedno podujatie)
- Archivácia histórie projektu a výstupov
Tieto fotografie sú bezpečne uložené a zdieľané len s:
- Vyšehradský fond (pre podávanie správ o grantoch a audit)
- Partneri konzorcia (pre koordináciu projektu)
- Autorizovaný personál projektu
Verejné šírenie (na základe súhlasu):
Uverejňovanie identifikovateľných fotografií - najmä detailných záberov, na ktorých sú osoby jasne rozpoznateľné - na webovej stránke projektu, v sociálnych médiách (LinkedIn, Facebook) alebo vo verejnej komunikácii si vyžaduje samostatný, výslovný a nepovinný súhlas.
Kľúčové zásady:
- Súhlas je dobrovoľný: Účasť na podujatiach a aktivitách projektu NIE JE podmienená udelením súhlasu s fotografovaním.
- Samostatné začiarkavacie políčko: Súhlas s fotografovaním sa získava prostredníctvom osobitného zaškrtávacieho políčka na prezenčnej listine alebo samostatného formulára súhlasu na podujatí.
- Odstúpenie od zmluvy: Súhlas s fotografovaním môžete kedykoľvek odvolať na adrese edina.kalman@knowhouse.consulting.
- Abstinenčný účinok: Už zverejnené fotografie môžu dočasne zostať, kým nebudú odstránené (zvyčajne do 30 dní od podania žiadosti).
Anonymizované vizuálne materiály: Anonymizované alebo silne upravené fotografie, ktoré neidentifikujú osoby (napr. scény z workshopov s rozmazanými tvárami, ilustrácie diagramov založené na diskusiách), môžeme použiť na šírenie Projektu bez osobitného súhlasu.
6) Spolupráca s partnermi a zdieľanie údajov
6.1 Organizácie tretích strán a príjemcovia údajov
Spoločnosť Knowhouse Consulting Ltd. počas projektu spolupracuje s inými organizáciami. Osobné údaje sa môžu prenášať do:
Profesionálne organizácie v oblasti ľudských zdrojov: Národná asociácia riadenia ľudských zdrojov (OHE, Maďarsko), Národná asociácia odborníkov v oblasti ľudských zdrojov (HSZOSZ, Maďarsko), profesijné organizácie v oblasti ľudských zdrojov v Českej republike, Poľsku, na Slovensku
Akademickí a univerzitní partneri: Univerzita Mateja Bela (Slovensko), Sliezska univerzita (Česko), Univerzita v Štetíne (Poľsko), Univerzita Kodolnyi (Maďarsko)
Vyšehradský fond: ako orgán udeľujúci granty na účely podávania správ, monitorovania a auditu
Externí poskytovatelia služieb a spracovatelia údajov: Webový hosting, e-mailové platformy, nástroje na správu udalostí, systémy CRM (pozri časť 6.2)
6.2 Osobné údaje zdieľané so spolupracujúcimi partnermi
Nasledujúce osobné údaje sa môžu prenášať projektovým partnerom a odborným organizáciám:
- Meno
- E-mailová adresa
- Telefónne číslo (ak je uvedené)
- Údaje o pracovisku/spoločnosti
- Pozícia/úloha
- Krajina
- Stav účasti a záznamy o účasti na podujatiach
- Informácie o potravinových alergiách (ak je to potrebné pre bezpečné a dostupné riadenie podujatia)
6.3 Záruky ochrany údajov
Všetky zdieľania údajov s partnermi podliehajú:
Dohody o spracovaní údajov (DPA): Písomné zmluvy vyžadujúce od partnerov, aby spracúvali údaje len na účely projektu s primeranými bezpečnostnými opatreniami.
Povinnosť zachovávať mlčanlivosť: Všetci partneri a zamestnanci musia zachovávať mlčanlivosť
Obmedzený prístup: Partneri majú prístup len k údajom potrebným pre ich konkrétnu projektovú úlohu.
Obmedzenie účelu: Údaje sa používajú len na koordináciu projektu, riadenie podujatí, šírenie informácií a zodpovednosť Vyšehradského fondu.
Bezpečný prenos: Údaje sa prenášajú pomocou zabezpečených, šifrovaných metód
6.4 Spracovatelia údajov a poskytovatelia služieb
Na podporu aktivít Projektu môžeme zapojiť externých poskytovateľov služieb:
| Kategória služieb | Príklady | Spracované údaje | Právny základ |
| Webhosting a technická infraštruktúra | Poskytovateľ webových stránok, služby CDN | Protokoly IP, údaje o súboroch cookie, správanie používateľov | Oprávnený záujem (prevádzka webovej stránky) |
| E-mailové a komunikačné platformy | Google Workspace, Microsoft 365, Mailchimp | E-mailové adresy, záznamy o komunikácii | Oprávnený záujem (koordinácia podujatia) |
| Nástroje na správu a registráciu podujatí | Formuláre Google, Microsoft Forms, Eventbrite (ak sa používa) | Registračné údaje, záznamy o dochádzke | Oprávnený záujem (riadenie podujatí) |
| Nástroje na analýzu a sledovanie | Google Analytics, Hotjar (ak je implementovaný) | IP adresa, zobrazenia stránok, cesta používateľa | Súhlas (banner so súbormi cookie) |
| Nástroje CRM a profesionálne siete | Mailchimp, HubSpot alebo podobné služby | Kontaktné údaje, e-mailové preferencie | Oprávnený záujem / Súhlas |
| Finančné spracovanie a spracovanie platieb (ak je to vhodné) | Bankový prevod, účtovný softvér | Údaje o faktúre, záznamy o platbách | Právna povinnosť (zákon o účtovníctve) |
Všetci poskytovatelia služieb sú viazaní písomnými Dohody o spracovaní údajov zabezpečenie:
Spracovanie len podľa našich zdokumentovaných pokynov
Dôvernosť a bezpečnostné povinnosti zamestnancov
Pomoc pri uplatňovaní práv dotknutých osôb (prístup, vymazanie atď.)
Oznámenie a schválenie čiastkového spracovateľa
Pomoc pri oznamovaní a vyšetrovaní porušenia
Vymazanie alebo vrátenie údajov po ukončení zmluvy
6.5 Medzinárodné prenosy údajov (ak sa uplatňujú)
V súčasnosti sa všetci partneri projektu a hlavní poskytovatelia služieb nachádzajú v Európskom hospodárskom priestore (EHP): Maďarsko, Slovensko, Česko a Poľsko.
Ak sa údaje prenášajú mimo EHP v budúcnosti zavedieme vhodné bezpečnostné opatrenia, ako napríklad:
Štandardné zmluvné doložky (SCC) schválené Európskou komisiou
Rozhodnutia o primeranosti, ktorými sa uznávajú normy ochrany údajov tretej krajiny
Záväzné podnikové pravidlá (ak sa uplatňujú)
Ak dôjde k medzinárodnému prenosu, aktualizujeme toto oznámenie o ochrane osobných údajov a informujeme dotknuté osoby.
7) Ako dlho uchovávame vaše údaje (doba uchovávania)
Osobné údaje uchovávame len tak dlho, ako je to potrebné na splnenie účelov uvedených v časti 4 alebo ako to vyžaduje zákon.
| Kategória údajov | Obdobie uchovávania | Právny základ/odôvodnenie |
| Technické protokoly webových stránok (IP adresy, informácie o prehliadači) | 12 mesiacov | Monitorovanie zabezpečenia, prevencia zneužitia, riešenie problémov |
| Údaje z analýzy webových stránok (anonymizované) | Na dobu neurčitú (anonymizované) | Priebežná optimalizácia webových stránok |
| Kontaktné e-maily a správy | Do vyriešenia otázky + 1 rok | Oprávnený záujem na vedení záznamov o komunikácii; potenciálne následné opatrenia |
| Záznamy o odoberaní noviniek (ak sú prihlásené) | Do odhlásenia alebo 3 rokov nečinnosti | Oprávnený záujem na udržiavaní profesionálnej siete; minimalizácia údajov |
| Údaje o registrácii na podujatie (meno, e-mail, organizácia, krajina) | Trvanie projektu + 5 rokov po ukončení projektu | Požiadavky na zodpovednosť a audit grantov Vyšehradského fondu |
| Dochádzkové listy s podpismi | Trvanie projektu + 5 rokov po ukončení projektu | Vyšehradský fond - povinnosť podávať správy (článok 6 ods. 2 zmluvy o grante); doklad o účasti |
| Fotografie používané na interné vykazovanie a dokumentáciu grantov | Trvanie projektu + 5 rokov po ukončení projektu | Požiadavka na dôkazy z auditu Vyšehradského fondu |
| Fotografie zverejnené so súhlasom (webové stránky, sociálne médiá, médiá) | Do uzavretia webovej stránky projektu + 2 roky (minimálne) | Usmernenia k udeľovaniu grantov z Vyšehradského fondu (oddiel 5.4): webová stránka musí zostať aktívna 2 roky po uzavretí |
| V4 HR Professional Network CRM databáza (kontakty, newslettre) | Kým sa jednotlivec neodhlási z odberu ALEBO 3 roky nečinnosti | Oprávnený záujem na udržaní profesionálnej siete po ukončení projektu |
| Finančné a zmluvné záznamy | 8 rokov od konca rozpočtového roka | Maďarský daňový zákon a zákon o účtovníctve (zákonná povinnosť) |
| Kontaktné údaje partnerov a záznamy o komunikácii | Trvanie projektu + 1 rok | Právna povinnosť (správa zmlúv a prípadné spory) |
7.1 Vymazanie a anonymizácia po uchovávaní
Po uplynutí doby uchovávania:
Osobné údaje budú bezpečne vymazané používanie metód, ktoré zabraňujú obnove (napr. bezpečné vymazanie súborov, fyzické zničenie záznamov).
Prípadne môžu byť údaje anonymizované na štatistické alebo výskumné účely (anonymizáciou sa údaje stávajú nezvratne neidentifikovateľnými).
Fotografie budú odstránené z verejných kanálov (webové stránky, sociálne médiá)
Archivované údaje potrebné na dodržiavanie predpisov (finančné záznamy) budú bezpečne uložené a vymazané až po uplynutí zákonných požiadaviek na uchovávanie.
7.2 Povinnosť uchovávania webovej stránky projektu
Podľa zmluvy o poskytnutí grantu z Vyšehradského fondu (časť 5.4 usmernení o grante) musia webová stránka projektu a online výstupy zostať prístupné verejnosti minimálne 2 roky po skončení zmluvného obdobia Projektu.
Počas tohto obdobia:
Zverejnený obsah a fotografie (zverejnené so súhlasom) zostanú online
Prístup k databáze nástrojov a osvedčených postupov v oblasti ľudských zdrojov bude zachovaný
Anonymizované alebo neosobné výstupy projektu budú naďalej k dispozícii
Po dvoch rokoch môže byť webová stránka archivovaná, deaktivovaná alebo integrovaná do iných platforiem. Ak dôjde k významným zmenám v dostupnosti webovej lokality, vopred vás na to upozorníme.
8) Vaše práva podľa GDPR
V súvislosti s vašimi osobnými údajmi spracúvanými spoločnosťou Knowhouse máte tieto práva:
8.1 Právo na prístup (článok 15 GDPR)
Máte právo na:
získať potvrdenie o tom, či spracúvame vaše osobné údaje.
Dostať kópiu údajov, ktoré o vás uchovávame.
pochopiť, ako, prečo a ako dlho spracúvame vaše údaje
Zistite, s kým zdieľame vaše údaje
Ako požiadať: Pošlite písomnú žiadosť na adresu edina.kalman@knowhouse.consulting s predmetom “Žiadosť o prístup k údajom”.”
8.2 Právo na opravu (článok 16 GDPR)
Máte právo na:
opraviť nepresné alebo neúplné osobné údaje
Poskytnutie chýbajúcich informácií
Príklad: Ak máme nesprávnu e-mailovú adresu alebo neaktuálny názov pracovnej pozície, môžete požiadať o opravu.
Ako požiadať: Kontakt edina.kalman@knowhouse.consulting s podrobnosťami o informáciách, ktoré sa majú opraviť.
8.3 Právo na vymazanie / “právo byť zabudnutý” (článok 17 GDPR)
Máte právo požiadať o vymazanie svojich osobných údajov, ak:
Údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré boli zhromaždené
odvoláte súhlas (ak je spracovanie založené na súhlase) a neexistuje iný právny dôvod.
namietate proti spracovaniu na základe oprávneného záujmu a my nemáme žiadne nadradené oprávnené dôvody
Údaje boli spracované nezákonne
Požiadate o vymazanie zo siete V4 HR Professional Network po ukončení účasti
Dôležité obmedzenie: Je možné, že nebudeme môcť vymazať údaje potrebné na Podávanie správ o grantoch z Vyšehradského fondu a súlad s auditom do uplynutia doby uchovávania (5 rokov po ukončení projektu). Patria sem:
Dochádzkové listy s podpismi
Finančné záznamy
Dokumentácia a fotografie z podujatí, ktoré sa používajú pri podávaní správ o grantoch
Ako požiadať: Kontakt edina.kalman@knowhouse.consulting s jasným vysvetlením, prečo je vymazanie oprávnené. Budeme vás informovať o prípadných obmedzeniach vyplývajúcich zo zákonných povinností.
8.4 Právo na obmedzenie spracovania (článok 18 GDPR)
Máte právo na:
obmedziť spôsob spracovania vašich údajov za určitých okolností:
Kým overíme správnosť údajov, ktoré ste spochybnili.
Ak je spracovanie nezákonné, ale uprednostňujete obmedzenie pred vymazaním
Ak už údaje nepotrebujeme, ale vy ich potrebujete na právne nároky
Ak ste vzniesli námietku proti spracovaniu a my určujeme oprávnené dôvody
Účinok: Ak je spracovanie obmedzené, údaje uchovávame, ale aktívne ich nepoužívame (s výnimkou vášho súhlasu alebo právnych nárokov).
Ako požiadať: Kontakt edina.kalman@knowhouse.consulting opis okolností, ktoré si vyžadujú obmedzenie.
8.5 Právo na prenosnosť údajov (článok 20 GDPR)
Máte právo na:
prijímať vaše osobné údaje v štruktúrovanom, bežne používanom, strojovo čitateľnom formáte (napr. CSV, JSON).
požiadať o prenos vašich údajov priamo do inej organizácie.
Platí pre: Údaje spracúvané na základe súhlasu alebo zmluvy, vykonávané automatizovanými prostriedkami.
Príklad: Vaše registračné údaje na podujatie siete V4 HR Network.
Obmedzenia: Nevzťahuje sa na údaje spracúvané na účely povinnosti podávať správy o grantoch.
Ako požiadať: Kontakt edina.kalman@knowhouse.consulting uviesť, že si želáte uplatniť prenosnosť údajov.
8.6 Právo namietať (článok 21 GDPR)
Máte právo namietať proti spracovaniu na základe oprávnený záujem, vrátane:
Priamy marketing alebo projektové bulletiny
Profilovanie alebo automatizované rozhodovanie (ak existuje)
Spracovanie na účely vedeckého výskumu alebo štatistiky (ak nie je povinné)
Účinok: Spracovanie ukončíme, ak nepreukážeme. závažné legitímne dôvody ktoré prevažujú nad vašimi záujmami (napr. zákonná povinnosť, nevyhnutnosť projektu).
Ako požiadať: Kontakt edina.kalman@knowhouse.consulting s predmetom “Námietka proti spracovaniu” a uveďte, proti ktorej činnosti spracovania namietate.
8.7 Práva súvisiace s automatizovaným rozhodovaním a profilovaním (článok 22 GDPR)
Máte právo na:
nepodliehať čisto automatizovanému rozhodovaniu s právnymi alebo podobne významnými účinkami
Žiadosť o ľudské preskúmanie automatizovaných rozhodnutí
Súčasný stav: Pri výbere účastníkov alebo riadení podujatí nepoužívame automatizované rozhodovanie ani profilovanie.
8.8 Právo odvolať súhlas (článok 7 ods. 3 GDPR)
Ak je spracovanie založené na vašom súhlase, môžete ho kedykoľvek odvolať. Odvolanie nemá vplyv na zákonnosť spracovania, ku ktorému došlo pred odvolaním.
Platí pre:
Súhlas s uverejnením fotografie
Analytické a nepodstatné súbory cookie
Opt-in na odber noviniek a CRM
Marketingová komunikácia
Ako odstúpiť od zmluvy:
Kliknite na odkaz “Odhlásiť sa z odberu” v bulletinoch
Spravovanie preferencií súborov cookie prostredníctvom bannera súborov cookie
E-mail edina.kalman@knowhouse.consulting žiadosť o vystúpenie zo siete V4 HR Professional Network
8.9 Ako uplatniť svoje práva
Ak chcete uplatniť niektoré z vyššie uvedených práv, kontaktujte:
E-mail: edina.kalman@knowhouse.consulting
Poštová adresa:
Knowhouse Consulting Ltd.
1141 Budapešť, Pered u. 4.
Maďarsko
Časový harmonogram reakcie: Na vašu žiadosť odpovieme v rámci 30 kalendárnych dní. V prípade zložitých žiadostí môžeme lehotu predĺžiť o 2 mesiace a budeme vás o tom informovať.
Overenie: Pred spracovaním žiadosti môžeme potrebovať overiť vašu totožnosť. Môžeme vás požiadať o predloženie dokladu totožnosti.
9) Právo podať sťažnosť dozornému orgánu
Ak sa domnievate, že spracovanie vašich osobných údajov porušuje GDPR alebo maďarské právne predpisy o ochrane údajov, máte právo podať sťažnosť na príslušný dozorný orgán:
Maďarský národný orgán pre ochranu údajov a slobodu informácií (NAIH)
Celé meno: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
Poštová adresa:
1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11., Maďarsko
(Korešpondencia: 1363 Budapest, Pf. 9., Maďarsko)
Telefón: +36 (1) 391-1400
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu
Webová lokalita: http://naih.hu
Úradné hodiny: Pondelok-štvrtok 08:00-16:00, piatok 08:00-13:30 (CET)
Súdny prostriedok nápravy
Ak sa domnievate, že vaše práva boli porušené, máte tiež právo obrátiť sa na súd. Súdne konanie sa môže začať v mieste vášho bydliska, v mieste, kde došlo k údajnému porušeniu, alebo v mieste, kde má sídlo prevádzkovateľ údajov.
10) Bezpečnosť údajov
Implementujeme vhodné technické a organizačné opatrenia chrániť vaše osobné údaje pred náhodným alebo nezákonným zničením, stratou, zmenou, neoprávneným zverejnením alebo prístupom.
10.1 Technické záruky
Bezpečné ukladanie údajov: Systémy chránené heslom a šifrované pripojenia (HTTPS)
Kontrola prístupu: Oprávnenia založené na rolách; prístup k osobným údajom majú len oprávnení zamestnanci projektu a partneri.
Zabezpečené prenosy: Osobné údaje sa prenášajú šifrovanými kanálmi
Pravidelné zálohovanie: Pravidelné zálohovanie zabezpečuje obnovu údajov v prípade straty
Monitorovanie systému: Nepretržité monitorovanie podozrivých aktivít a potenciálnych porušení
10.2 Organizačné záruky
Povinnosť zachovávať mlčanlivosť: Všetci zamestnanci projektu, partneri a poskytovatelia služieb musia podpísať dohody o mlčanlivosti.
Minimalizácia údajov: Zhromažďujeme len údaje potrebné na stanovené účely.
Školenie zamestnancov: Členovia tímu dostanú usmernenia o najlepších postupoch v oblasti ochrany údajov a súkromia
Plán reakcie na incidenty: sú zavedené postupy na zisťovanie, reakciu a nahlasovanie prípadov porušenia ochrany údajov
10.3 Oznámenie o porušení ochrany údajov
V prípade porušenie ochrany údajov (neoprávnené alebo náhodné spracovanie, prístup alebo zverejnenie), ktoré predstavuje riziko pre vaše práva a slobody:
Budeme informovať Maďarská NAIH v rámci 72 hodín od zistenia porušenia
Budeme informovať dotknuté osoby bez zbytočného odkladu ak porušenie predstavuje vysoké riziko (napr. finančná škoda, krádež identity).
Oznámenie bude obsahovať informácie o narušení, potenciálnych dôsledkoch a odporúčaných opatreniach (napr. zmena hesiel, monitorovanie účtov).
11) Aktualizácie tohto oznámenia
Komplexné informácie o súboroch cookie, ktoré používame na stránke besthrpractices.org, ich účele, uchovávaní a spôsobe ich správy nájdete v časti venovanej týmto súborom:
→ Zásady používania súborov cookie
Stručné zhrnutie:
- Základné súbory cookie: Potrebné pre funkčnosť webovej stránky (nie je potrebný súhlas)
- Analytické súbory cookie: Pomáhajú nám pochopiť používanie webovej stránky (vyžaduje sa súhlas)
- Súbory cookie s preferenciami: Zapamätajte si svoje nastavenia (pre niektoré sa vyžaduje súhlas)
- Odhlásiť sa môžete kedykoľvek: Prostredníctvom banneru so súbormi cookie alebo nastavení prehliadača
- Banner cookie: Zobrazí sa pri prvej návšteve; neskôr môžete zmeniť nastavenia
12) Zmeny tohto oznámenia o ochrane osobných údajov
Toto oznámenie o ochrane osobných údajov môžeme z času na čas aktualizovať, aby odrážalo:
Zmeny v našich postupoch spracovania údajov
Nové aktivity alebo výstupy projektu
Zmeny v právnych povinnostiach (aktualizácie GDPR, zmeny maďarského práva)
Aktualizácie požiadaviek Vyšehradského fondu
Zlepšenia v oblasti ochrany súkromia
História verzií:
Aktuálna verzia: Účinnosť od 1. októbra 2025
Posledná aktualizácia: január 2026
Oznámenie o zmenách:
Ak urobíme významné zmeny ktoré majú vplyv na vaše práva alebo podstatne menia spôsob, akým spracúvame vaše údaje:
Budeme vás informovať prostredníctvom e-mail (ak ste poskytli kontaktné údaje)
Budeme uverejňovať aktualizácie na Webová stránka projektu (besthrpractices.org)
Na zmeny upozorníme na tejto stránke
Odporúčame vám pravidelne (aspoň raz ročne) si prečítať toto oznámenie o ochrane osobných údajov, aby ste boli informovaní o tom, ako chránime vaše osobné údaje.
Drobné aktualizácie (objasnenia, opravy, formátovanie) sa môžu vykonať bez predchádzajúceho upozornenia.
13) Kontakt a ďalšie informácie
V prípade otázok týkajúcich sa tohto oznámenia o ochrane osobných údajov:
E-mail: edina.kalman@knowhouse.consulting
Telefón: +36 20 581 2822
Poštová adresa:
Knowhouse Consulting Ltd.
1141 Budapest, Pered u. 4., Maďarsko
Informácie o projekte:
Webová lokalita: https://besthrpractices.org/
Projektový e-mail: [všeobecný kontaktný e-mail, ak je k dispozícii]
Dozorný orgán:
V prípade sťažností alebo otázok týkajúcich sa práv na ochranu údajov:
Národný úrad pre ochranu údajov a slobodu informácií (NAIH)
Webová lokalita: http://naih.hu
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu
Telefón: +36 (1) 391-1400
14) Právny rámec
Toto oznámenie o ochrane osobných údajov je založené na dodržiavaní:
GDPR (nariadenie EÚ 2016/679): Všeobecné nariadenie o ochrane údajov
Maďarský zákon o informáciách (Magyarország Alaptörvénye - Informačný zákon): 2011. évi CXII. törvény az információs önrendelkezésről és az információszabadságról (Info tv.)
Maďarský občiansky zákonník (Ptk.): Polgári Törvénykönyv - Články o ochrane údajov
Maďarský daňový zákon a zákon o účtovníctve: Pre uchovávanie finančných údajov
Zmluva o grante z Vyšehradského fondu a usmernenia pre udeľovanie grantov (2024): Špecifické požiadavky na projekt
Smernica o súkromí a elektronických komunikáciách (2002/58/ES): Pravidlá upravujúce elektronickú komunikáciu a súbory cookie
Toto oznámenie o ochrane osobných údajov je záväzný právny dokument. Účasťou na podujatiach projektu, registráciou na webovej stránke alebo poskytnutím osobných údajov spoločnosti Knowhouse potvrdzujete, že ste si toto oznámenie prečítali a porozumeli mu.
Pre dostupnosť: Tento dokument je k dispozícii v angličtine a na požiadanie bude preložený do maďarčiny, poľštiny, češtiny a slovenčiny. Prosím, kontaktujte edina.kalman@knowhouse.consulting pre alternatívne formáty (veľké písmo, zvuk atď.).