POLITYKA PRYWATNOŚCI (INFORMACJE O PRZETWARZANIU DANYCH)
“Najlepsze rozwiązania HR w krajach V4” (“Projekt”) - besthrpractices.org
“Najlepsze rozwiązania HR w krajach V4” (“Projekt”) - besthrpractices.org
Data wejścia w życie: 1 października 2025 r.
Niniejsza Informacja o ochronie prywatności wyjaśnia, w jaki sposób dane osobowe są przetwarzane w związku z Projektem, jego stroną internetową (besthrpractices.org) oraz wydarzeniami Projektu (w tym warsztatami krajowymi i wydarzeniami międzynarodowymi).
Strona internetowa: https://besthrpractices.org/
1) Kto jest odpowiedzialny za dane osobowe użytkownika (administrator danych)?
Administrator danych:
Knowhouse Consulting Ltd. (“Knowhouse”)
Zarejestrowany adres:
1141 Budapest Pered u. 4.
E-mail (kontakt w sprawie prywatności):
edina.kalman@knowhouse.consulting
Przedstawiciel:
Edina Ágnes Kálmán (dyrektor zarządzający)
Nr rejestracyjny spółki:
01-09-419563
Numer VAT:
HU32350847
E-mail (ogólny):
info@knowhouse.consulting
Operator strony :
Knowhouse Consulting Ltd. jest operatorem i administratorem danych dla besthrpractices.org, w tym wszystkich analiz witryn internetowych, plików cookie i przetwarzania danych technicznych.
Inspektor ochrony danych / osoba kontaktowa ds. prywatności:
Edina Ágnes Kálmán (dyrektor zarządzający)
E-mail: edina.kalman@knowhouse.consulting
Telefon: +36 20 581 2822
2) Ważna informacja o partnerach projektu (konsorcjum V4)
Partnerscy administratorzy danych:
W przypadku warsztatów krajowych (krajowych) partnerska organizacja goszcząca może zbierać rejestracje za pośrednictwem własnych systemów (np. Microsoft 365 / Microsoft Forms, Google Workspace / Google Forms lub innych narzędzi instytucjonalnych).
W takich przypadkach:
- Partner działa jako oddzielny administrator danych w procesie rejestracji i dostarczy własne informacje o prywatności w momencie rejestracji
- Każdy partner pozostaje odpowiedzialny za bezpieczeństwo i zgodność z prawem danych gromadzonych za pośrednictwem własnych systemów
- Uczestnicy powinni zapoznać się z polityką prywatności partnera przed przekazaniem danych za pośrednictwem jego systemów.
Udostępnianie danych Knowhouse:
Knowhouse może otrzymywać ograniczony zestaw danych od partnerów, jeśli jest to konieczne:
- Koordynacja projektu
- Raportowanie dotacji dla Funduszu Wyszehradzkiego
- Działania na rzecz budowania społeczności i dalsza komunikacja
Ograniczony transfer danych:
Imię i nazwisko, adres e-mail, organizacja, stanowisko/rola, kraj, status uczestnictwa (zarejestrowany/uczestniczący)
Podstawa prawna przekazania:
Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO) w zakresie realizacji projektu i rozliczalności Funduszu Wyszehradzkiego
Umowa o przetwarzanie danych:
Wszelkie udostępnianie danych przez partnerów jest regulowane pisemnymi umowami o przetwarzaniu danych, zapewniającymi odpowiednie bezpieczeństwo i poufność.
3) Jakie dane osobowe przetwarzamy
W zależności od sposobu interakcji użytkownika z Projektem możemy przetwarzać:
A) Przeglądanie stron internetowych i bezpieczeństwo (dane techniczne)
- Adres IP
- Informacje o urządzeniu i przeglądarce (typ, wersja, system operacyjny)
- Dane dziennika (odwiedzane strony, czas trwania, odsyłacz)
- Preferencje dotyczące plików cookie i zapisy zgody
- Podstawowe zdarzenia analityczne (jeśli włączone)
A/1) Pliki cookie i podobne technologie
Używamy plików cookie i podobnych technologii śledzenia na stronie besthrpractices.org w następujących celach:
Niezbędne / techniczne pliki cookie:
- Wymagane dla funkcjonalności i bezpieczeństwa witryny
- Przykłady: zarządzanie sesjami, równoważenie obciążenia, tokeny bezpieczeństwa
- Zgoda użytkownika nie jest wymagana (art. 82 ust. 1 dyrektywy o prywatności i łączności elektronicznej)
Analityczne pliki cookie:
- Aby zrozumieć, w jaki sposób odwiedzający korzystają z witryny (odsłony, podróż użytkownika, wzorce zaangażowania).
- Przykłady: Google Analytics (jeśli wdrożony)
- Podstawa prawna: Zgoda użytkownika za pośrednictwem banera plików cookie (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO)
Preferencyjne / funkcjonalne pliki cookie:
- Zapamiętywanie wyboru języka i preferencji dotyczących zgody na pliki cookie
- Nie jest wymagana oddzielna zgoda (funkcjonalna dla interakcji użytkownika)
Marketingowe / remarketingowe pliki cookie:
- Wyświetlanie ukierunkowanych treści związanych z projektem na innych platformach (jeśli dotyczy)
- Podstawa prawna: Zgoda użytkownika za pośrednictwem banera plików cookie (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO)
Szczegółowe informacje Informacje o wszystkich używanych plikach cookie, ich celach i sposobach zarządzania nimi można znaleźć na stronie Polityka dotycząca plików cookie lub skontaktuj się z edina.kalman@knowhouse.consulting.
Preferencjami dotyczącymi plików cookie można zarządzać w dowolnym momencie za pośrednictwem naszego banera plików cookie lub dostosowując ustawienia przeglądarki.
B) Kontakt i zapytania zawodowe
- Nazwa
- Adres e-mail
- Organizacja
- Stanowisko/rola
- Treść wiadomości
- Wszelkie inne dane osobowe dobrowolnie udostępnione w zapytaniu
C) Rejestracja i uczestnictwo w wydarzeniach (warsztaty i wydarzenia online)
Typowe dane dotyczące rejestracji / uczestnictwa mogą obejmować:
- Nazwa
- Adres e-mail
- Organizacja
- Stanowisko/rola
- Kraj
- Status uczestnictwa (zarejestrowany/uczestniczący)
- Historia uczestnictwa i dalsza komunikacja
- Dane opcjonalne podane przez użytkownika (np. wymagania dietetyczne, potrzeby w zakresie dostępności, alergie pokarmowe w celu bezpiecznego zarządzania wydarzeniem)
D) Dokumentacja obecności
Podczas wydarzeń osobistych możemy korzystać z listy obecności zawierającej:
- Nazwa
- Stanowisko/rola
- Organizacja
- Adres e-mail
- Podpis (w przypadku rozliczania dotacji z Funduszu Wyszehradzkiego)
Cel podpisu: Dostarczenie dowodu obecności na potrzeby raportowania dotacji do Funduszu Wyszehradzkiego, zgodnie z wymogami umowy o dotację.
E) Zdjęcia/wideo i dokumentacja wydarzeń
- Zdjęcia grupowe i zdjęcia dokumentacyjne (np. sceny warsztatów, flipcharty, wyniki pracy grupy)
- Zdjęcia dokumentacyjne do raportowania projektu (wymagane przez Fundusz Wyszehradzki: minimum 2 zdjęcia na wydarzenie)
- Nagrania wideo lub zrzuty ekranu (wydarzenia online), tylko w stosownych przypadkach i po uprzednim powiadomieniu
- Zanonimizowane materiały wizualne wykorzystywane w rozpowszechnianiu projektu (wykresy, diagramy, zanonimizowane informacje zwrotne od uczestników)
Ważne: Możliwe do zidentyfikowania zdjęcia zbliżeniowe przeznaczone do publicznego rozpowszechniania (strona internetowa, media społecznościowe) podlegają osobnej, opcjonalnej zgodzie (zob. sekcja 4 i 6.6).
F) Dane finansowe i umowne (w stosownych przypadkach dla partnerów)
- W przypadku organizacji partnerskich: dane do fakturowania, osoby kontaktowe, dokumentacja transakcji finansowych
- Takie dane są przetwarzane wyłącznie do celów administrowania umowami i płatności dotacji
4) Dlaczego przetwarzamy dane użytkownika (cele)
4.1 Działanie i bezpieczeństwo strony internetowej
- Obsługa i zabezpieczenie strony internetowej projektu (funkcjonowanie techniczne, monitorowanie wydajności)
- Zapobieganie nadużyciom i oszustwom
- Rozwiązywanie problemów technicznych
- Analityka strony internetowej w celu poprawy doświadczenia użytkownika
4.2 Komunikacja i zapytania
- Odpowiadanie na zapytania i profesjonalna komunikacja dotycząca projektu
- Wysyłanie odpowiednich aktualizacji projektu i zaproszeń na wydarzenia
- Zarządzanie subskrypcjami newslettera i profesjonalnym zaangażowaniem w sieci
4.3 Organizacja i zarządzanie wydarzeniami
- Rejestracja i potwierdzenie wydarzenia
- Wysyłanie przypomnień o wydarzeniach, informacji logistycznych i komunikacji uzupełniającej
- Zarządzanie rejestrami obecności i uczestnictwa
- Organizacja zakwaterowania, wyżywienia i ułatwień dostępu (w stosownych przypadkach)
4.4 Dokumentacja projektu i zgodność z dotacjami
- Tworzenie list obecności i rejestrów uczestnictwa na potrzeby sprawozdawczości Funduszu Wyszehradzkiego
- Dokumentowanie realizacji projektu za pomocą zdjęć i podsumowań wydarzeń
- Przechowywanie dowodów działań projektu do celów audytu dotacji
- Przygotowywanie raportów finansowych i opisowych dla Funduszu Wyszehradzkiego
4.5 Rozpowszechnianie i komunikacja działań Projektu
- Aktualizowanie strony internetowej projektu o podsumowania wydarzeń, wiadomości i wyniki.
- Dzielenie się wynikami projektu i najlepszymi praktykami w całym regionie V4
- Publikowanie zdjęć umożliwiających identyfikację w kanałach publicznych (strona internetowa, media społecznościowe) tylko za odrębną zgodą
- Tworzenie materiałów promocyjnych i biuletynów informacyjnych o postępach projektu
4.6 Budowanie i utrzymywanie profesjonalnej sieci V4 HR
- Prowadzenie bazy danych CRM specjalistów HR i członków społeczności.
- Wysyłanie biuletynów, zaproszeń i aktualizacji na tematy związane z projektem
- Wspieranie partnerskiego uczenia się i profesjonalnej wymiany między krajami V4
- Budowanie trwałej sieci współpracy po zakończeniu projektu
5) Podstawy prawne zgodnie z RODO
Przetwarzamy dane osobowe w oparciu o jedną lub więcej z poniższych podstaw prawnych, w zależności od konkretnej czynności przetwarzania:
Zdjęcia i dokumentacja wizualna - szczegółowe wyjaśnienie
Dokumentacja wewnętrzna (uzasadniony interes): Zdjęcia grupowe i zdjęcia dokumentacyjne (np. flipcharty, sceny z warsztatów) wykonane podczas wydarzeń związanych z Projektem służą uzasadnionemu interesowi dokumentowania realizacji Projektu i spełnienia wymogów sprawozdawczych Funduszu Wyszehradzkiego. Zdjęcia te są przechowywane wewnętrznie i udostępniane wyłącznie Funduszowi Wyszehradzkiemu i partnerom konsorcjum do celów rozliczalności.
Dysk publiczny(oparte na zgodzie): Publikowanie zdjęć umożliwiających identyfikację - zwłaszcza zbliżeń, na których osoby są wyraźnie rozpoznawalne - na stronie internetowej Projektu, w mediach społecznościowych lub w komunikacji publicznej wymaga **odrębnej, opcjonalnej zgody**.
- Zgoda jest zbierana za pomocą pola wyboru na karcie obecności lub oddzielnego formularza zgody.
- Udział w wydarzeniach Projektu NIE jest uzależniony od udzielenia zgody na fotografowanie
- Użytkownik może w dowolnym momencie wycofać zgodę na fotografowanie, kontaktując się pod adresem edina.kalman@knowhouse.consulting.
Aktywność przetwarzania
Podstawa prawna
Artykuł dotyczący RODO
Uwagi
Obsługa, bezpieczeństwo i podstawowe funkcje strony internetowej
Obsługa, bezpieczeństwo i podstawowe funkcje strony internetowej
Art. 6(1)(f)
Niezbędne do utrzymania wydajności i bezpieczeństwa witryny
Analityka internetowa i nieistotne pliki cookie
Zgoda
Art. 6(1)(a)
Za pośrednictwem banera cookie; możesz wycofać się w dowolnym momencie
Odpowiadanie na zapytania i profesjonalna komunikacja
Uzasadniony interes
Art. 6(1)(f)
Niezbędne, aby odpowiedzieć na pytania
Rejestracja wydarzeń i zarządzanie frekwencją
Uzasadniony interes
Art. 6(1)(f)
Niezbędny do organizowania i zarządzania wydarzeniami związanymi z projektem
Wewnętrzna dokumentacja wydarzenia (zdjęcia grupowe, wyniki warsztatów, listy obecności)
Uzasadniony interes
Art. 6(1)(f)
Niezbędne do udokumentowania realizacji projektu
Zgodność z obowiązkami sprawozdawczymi Funduszu Wyszehradzkiego (listy obecności, dokumentacja finansowa, zdjęcia, dowody kontroli)
Zobowiązanie prawne / odpowiedzialność umowna
Art. 6(1)(c)
Obowiązkowe dla realizacji umowy o dotację
Publikowanie zdjęć umożliwiających identyfikację w kanałach publicznych (strona internetowa, media społecznościowe, media)
Zgoda (oddzielnie, opcjonalnie)
Art. 6(1)(a)
Udział w wydarzeniach NIE jest uzależniony od zgody na zdjęcie
V4 HR Professional Network (CRM, biuletyny, profesjonalny zasięg)
Uzasadniony interes (dla istniejących kontaktów) LUB Zgoda (dla nowych opt-inów)
Art. 6(1)(f) lub Art. 6(1)(a)
Możesz zrezygnować z subskrypcji w dowolnym momencie
Międzynarodowe przekazywanie danych do organizacji partnerskich w UE
Uzasadniony interes (transfer wewnątrzunijny)
Art. 6(1)(f)
Wszyscy partnerzy mają siedzibę w UE; brak transferów z krajów trzecich bez dodatkowych zabezpieczeń
5.1 Zdjęcia i dokumentacja wizualna - szczegółowe wyjaśnienie
Dokumentacja wewnętrzna (uzasadniony interes):
Zdjęcia grupowe, sceny warsztatów, flipcharty i materiały dokumentacyjne wykonane podczas wydarzeń Projektu służą naszemu uzasadnionemu interesowi:
- Dokumentowanie realizacji projektu do celów rozliczalności
- Tworzenie wizualnych dowodów na potrzeby raportowania dotacji z Funduszu Wyszehradzkiego (wymagane minimum 2 zdjęcia na wydarzenie)
- Archiwizacja historii i wyników projektu
Zdjęcia te są bezpiecznie przechowywane i udostępniane wyłącznie użytkownikom:
- Fundusz Wyszehradzki (w zakresie sprawozdawczości i audytu dotacji)
- Partnerzy konsorcjum (do koordynacji projektu)
- Upoważniony personel projektu
Publiczne rozpowszechnianie (na podstawie zgody):
Publikowanie zdjęć umożliwiających identyfikację - zwłaszcza zbliżeń, na których osoby są wyraźnie rozpoznawalne - na stronie internetowej Projektu, w mediach społecznościowych (LinkedIn, Facebook) lub w komunikacji publicznej wymaga odrębnej, wyraźnej i opcjonalnej zgody.
Kluczowe zasady:
- Wyrażenie zgody jest opcjonalne: Udział w wydarzeniach i działaniach Projektu NIE jest uzależniony od udzielenia zgody na fotografowanie.
- Oddzielne pole wyboru: Zgoda na zrobienie zdjęcia jest zbierana za pomocą specjalnego pola wyboru na karcie obecności lub oddzielnego formularza zgody na wydarzeniu.
- Wycofanie zgody: Użytkownik może w dowolnym momencie wycofać zgodę na fotografowanie, kontaktując się pod adresem edina.kalman@knowhouse.consulting.
- Efekt wycofania: Wycofanie ma zastosowanie do przyszłego wykorzystania; już opublikowane zdjęcia mogą pozostać tymczasowo do momentu ich usunięcia (zazwyczaj w ciągu 30 dni od złożenia wniosku).
Anonimowe materiały wizualne: Możemy wykorzystywać zanonimizowane lub mocno edytowane zdjęcia, które nie identyfikują osób (np. sceny warsztatowe z zamazanymi twarzami, ilustracje diagramów oparte na dyskusjach) do rozpowszechniania Projektu bez osobnej zgody.
6) Współpracujący partnerzy i wymiana danych
6.1 Organizacje zewnętrzne i odbiorcy danych
Knowhouse Consulting Ltd. współpracuje z innymi organizacjami podczas realizacji Projektu. Dane osobowe mogą być przekazywane do:
Profesjonalne organizacje HR: Krajowe Stowarzyszenie Zarządzania Zasobami Ludzkimi (OHE, Węgry), Krajowe Stowarzyszenie Profesjonalistów HR (HSZOSZ, Węgry), organizacje zawodowe HR w Czechach, Polsce, na Słowacji
Partnerzy akademiccy i uniwersyteccy: Uniwersytet Mateja Bela (Słowacja), Uniwersytet Śląski (Czechy), Uniwersytet Szczeciński (Polska), Uniwersytet Kodolnyi (Węgry)
Fundusz Wyszehradzki: Jako organ przyznający dotacje, do celów sprawozdawczości, monitorowania i audytu
Zewnętrzni dostawcy usług i podmioty przetwarzające dane: Hosting internetowy, platformy poczty elektronicznej, narzędzia do zarządzania wydarzeniami, systemy CRM (patrz sekcja 6.2)
6.2 Dane osobowe udostępniane współpracującym partnerom
Następujące dane osobowe mogą być przekazywane partnerom projektu i organizacjom zawodowym:
- Nazwa
- Adres e-mail
- Numer telefonu (jeśli podano)
- Dane miejsca pracy/firmy
- Stanowisko/rola
- Kraj
- Status uczestnictwa i rejestry obecności na wydarzeniach
- Informacje o alergiach pokarmowych (jeśli jest to konieczne do bezpiecznego i dostępnego zarządzania wydarzeniem)
6.3 Zabezpieczenia ochrony danych
Wszelkie udostępnianie danych partnerom podlega następującym zasadom
Umowy o przetwarzaniu danych (DPA): Pisemne umowy wymagające od partnerów przetwarzania danych wyłącznie do celów projektu, z odpowiednimi środkami bezpieczeństwa.
Zobowiązania do zachowania poufności: Wszyscy partnerzy i pracownicy muszą zachować poufność
Ograniczony dostęp: Partnerzy uzyskują dostęp wyłącznie do danych niezbędnych do pełnienia określonej roli w projekcie.
Ograniczenie celu: Dane są wykorzystywane wyłącznie do koordynacji projektu, zarządzania wydarzeniami, rozpowszechniania i rozliczalności Funduszu Wyszehradzkiego.
Bezpieczny transfer: Dane są przesyłane przy użyciu bezpiecznych, szyfrowanych metod.
6.4 Podmioty przetwarzające dane i dostawcy usług
Możemy angażować zewnętrznych usługodawców do wspierania działań w ramach Projektu:
| Kategoria usługi | Przykłady | Przetwarzane dane | Podstawa prawna |
| Hosting i infrastruktura techniczna | Dostawca stron internetowych, usługi CDN | Dzienniki IP, dane plików cookie, zachowanie użytkownika | Uzasadniony interes (obsługa strony internetowej) |
| Poczta elektroniczna i platformy komunikacyjne | Google Workspace, Microsoft 365, Mailchimp | Adresy e-mail, zapisy komunikacji | Uzasadniony interes (koordynacja wydarzenia) |
| Narzędzia do zarządzania wydarzeniami i rejestracji | Formularze Google, Formularze Microsoft, Eventbrite (jeśli są używane) | Dane rejestracyjne, rejestry obecności | Uzasadniony interes (zarządzanie wydarzeniami) |
| Narzędzia analityczne i śledzące | Google Analytics, Hotjar (jeśli wdrożony) | Adres IP, odsłony, podróż użytkownika | Zgoda (baner plików cookie) |
| CRM i profesjonalne narzędzia sieciowe | Mailchimp, HubSpot lub podobny | Dane kontaktowe, preferencje dotyczące poczty e-mail | Uzasadniony interes / Zgoda |
| Przetwarzanie finansowe i płatności (jeśli dotyczy) | Przelew bankowy, oprogramowanie księgowe | Szczegóły faktur, rejestry płatności | Obowiązek prawny (ustawa o rachunkowości) |
Wszyscy dostawcy usług są związani pisemnymi Umowy o przetwarzanie danych zapewnienie:
Przetwarzanie tylko zgodnie z naszymi udokumentowanymi instrukcjami
Obowiązki pracowników w zakresie poufności i bezpieczeństwa
Pomoc w zakresie praw osób, których dane dotyczą (dostęp, usuwanie itp.).
Powiadomienie i zatwierdzenie podprzetwarzającego
Pomoc w powiadamianiu o naruszeniach i dochodzeniach
Usunięcie lub zwrot danych po rozwiązaniu umowy
6.5 Międzynarodowe transfery danych (jeśli dotyczy)
Obecnie wszyscy partnerzy projektu i główni dostawcy usług znajdują się na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG): na Węgrzech, Słowacji, w Czechach i Polsce.
Jeśli dane są przekazywane poza EOG w przyszłości wdrożymy odpowiednie zabezpieczenia, takie jak:
Standardowe klauzule umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską
Decyzje w sprawie adekwatności uznające standardy ochrony danych kraju trzeciego
Wiążące reguły korporacyjne (w stosownych przypadkach)
Zaktualizujemy niniejszą Politykę prywatności i poinformujemy zainteresowane osoby, jeśli dojdzie do międzynarodowych transferów.
7) Jak długo przechowujemy dane użytkownika (Okresy przechowywania)
Przechowujemy dane osobowe tylko tak długo, jak jest to konieczne do realizacji celów określonych w sekcji 4 lub zgodnie z wymogami prawa.
| Kategoria danych | Okres przechowywania | Podstawa prawna / uzasadnienie |
| Dzienniki techniczne witryny (adresy IP, informacje o przeglądarce) | 12 miesięcy | Monitorowanie bezpieczeństwa, zapobieganie nadużyciom, rozwiązywanie problemów |
| Dane analityczne witryny (zanonimizowane) | Bezterminowo (anonimowo) | Ciągła optymalizacja strony internetowej |
| E-maile i wiadomości z zapytaniami kontaktowymi | Do czasu rozstrzygnięcia zapytania + 1 rok | Uzasadniony interes w prowadzeniu rejestrów komunikacji; potencjalne działania następcze |
| Rejestry subskrypcji biuletynu (jeśli wyrażono zgodę) | Do momentu rezygnacji z subskrypcji LUB 3 lat braku aktywności | Uzasadniony interes w utrzymaniu sieci kontaktów zawodowych; minimalizacja danych |
| Dane rejestracyjne wydarzenia (imię i nazwisko, adres e-mail, organizacja, kraj) | Czas trwania projektu + 5 lat po zamknięciu projektu | Wymogi dotyczące rozliczalności i audytu dotacji z Funduszu Wyszehradzkiego |
| Listy obecności z podpisami | Czas trwania projektu + 5 lat po zamknięciu projektu | Obowiązek sprawozdawczy Funduszu Wyszehradzkiego (art. 6.2 umowy o dotację); dowód uczestnictwa |
| Zdjęcia wykorzystywane do wewnętrznych raportów i dokumentacji dotacji | Czas trwania projektu + 5 lat po zamknięciu projektu | Wymóg dotyczący dowodów z audytu Funduszu Wyszehradzkiego |
| Zdjęcia publikowane za zgodą (strona internetowa, media społecznościowe, media) | Do zamknięcia strony internetowej projektu + 2 lata (minimum) | Wytyczne dotyczące dotacji z Funduszu Wyszehradzkiego (sekcja 5.4): strona internetowa musi pozostać aktywna przez 2 lata po zamknięciu. |
| Baza danych CRM V4 HR Professional Network (kontakty, biuletyny) | Do momentu rezygnacji z subskrypcji LUB 3 lat braku aktywności | Uzasadniony interes w utrzymaniu sieci kontaktów zawodowych po zakończeniu projektu |
| Dokumentacja finansowa i umowna | 8 lat od końca roku obrotowego | Węgierska ustawa podatkowa i ustawa o rachunkowości (obowiązek prawny) |
| Dane kontaktowe partnerów i zapisy komunikacji | Czas trwania projektu + 1 rok | Obowiązek prawny (administrowanie umową i potencjalne spory) |
7.1 Usuwanie i anonimizacja po zatrzymaniu danych
Po wygaśnięciu okresu przechowywania:
Dane osobowe będą bezpiecznie usunięte stosowanie metod uniemożliwiających odzyskanie danych (np. bezpieczne usuwanie plików, fizyczne niszczenie dokumentacji)
Alternatywnie, dane mogą być zanonimizowany do celów statystycznych lub badawczych (anonimizacja sprawia, że dane są nieodwracalnie niemożliwe do zidentyfikowania)
Zdjęcia zostaną usunięte z kanałów publicznych (strona internetowa, media społecznościowe).
Zarchiwizowane dane wymagane w celu zapewnienia zgodności (dokumentacja finansowa) będą bezpiecznie przechowywane i usuwane dopiero po wygaśnięciu prawnych wymogów dotyczących przechowywania.
7.2 Obowiązek przechowywania strony internetowej projektu
Zgodnie z Umową Grantową Funduszu Wyszehradzkiego (sekcja 5.4 Wytycznych Grantowych), strona internetowa Projektu i wyniki online muszą pozostać publicznie dostępny przez co najmniej 2 lata po zakończeniu okresu umownego Projektu.
W tym okresie:
Opublikowane treści i zdjęcia (opublikowane za zgodą) pozostaną online
Utrzymany zostanie dostęp do bazy danych narzędzi HR i najlepszych praktyk.
Zanonimizowane lub nieosobowe wyniki projektu będą nadal dostępne.
Po upływie 2 lat witryna może zostać zarchiwizowana, dezaktywowana lub zintegrowana z innymi platformami. W przypadku znaczących zmian w dostępności witryny powiadomimy o tym z wyprzedzeniem.
8) Prawa użytkownika wynikające z RODO
Użytkownikowi przysługują następujące prawa dotyczące jego danych osobowych przetwarzanych przez Knowhouse:
8.1 Prawo dostępu (art. 15 RODO)
Masz prawo do:
Uzyskanie potwierdzenia, czy przetwarzamy dane osobowe użytkownika
otrzymać kopię przechowywanych przez nas danych dotyczących użytkownika
Zrozumieć, w jaki sposób, dlaczego i jak długo przetwarzamy dane użytkownika.
Dowiedz się, komu udostępniamy Twoje dane
Jak złożyć wniosek: Wyślij pisemny wniosek na adres edina.kalman@knowhouse.consulting z tematem “Wniosek o dostęp do danych”.”
8.2 Prawo do sprostowania (art. 16 RODO)
Masz prawo do:
Poprawianie niedokładnych lub niekompletnych danych osobowych
Dostarczenie brakujących informacji
Przykład: Jeśli mamy nieprawidłowy adres e-mail lub nieaktualną nazwę stanowiska, możesz poprosić o korektę.
Jak złożyć wniosek: Kontakt edina.kalman@knowhouse.consulting ze szczegółami informacji, które mają zostać poprawione.
8.3 Prawo do usunięcia danych / “prawo do bycia zapomnianym” (art. 17 RODO)
Użytkownik ma prawo zażądać usunięcia swoich danych osobowych, jeśli:
Dane nie są już potrzebne do celów, dla których zostały zgromadzone
Wycofanie zgody (gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody) i nie ma innej podstawy prawnej.
Użytkownik sprzeciwia się przetwarzaniu w oparciu o uzasadniony interes, a my nie mamy nadrzędnych uzasadnionych podstaw.
Dane były przetwarzane niezgodnie z prawem
Użytkownik żąda usunięcia z sieci V4 HR Professional Network po zakończeniu uczestnictwa.
Ważne ograniczenie: Możemy nie być w stanie usunąć danych wymaganych do Sprawozdawczość dotycząca dotacji z Funduszu Wyszehradzkiego i zgodność z audytem do czasu wygaśnięcia okresu przechowywania (5 lat po zamknięciu projektu). Obejmują one:
Listy obecności z podpisami
Dokumentacja finansowa
Dokumentacja wydarzeń i zdjęcia wykorzystywane do raportowania dotacji
Jak złożyć wniosek: Kontakt edina.kalman@knowhouse.consulting z jasnym wyjaśnieniem, dlaczego usunięcie jest uzasadnione. Poinformujemy o wszelkich ograniczeniach wynikających ze zobowiązań prawnych.
8.4 Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)
Masz prawo do:
Ograniczenie sposobu przetwarzania danych użytkownika w określonych okolicznościach:
Podczas gdy weryfikujemy dokładność danych, które zakwestionowałeś
Jeśli przetwarzanie jest niezgodne z prawem, ale użytkownik woli ograniczenie niż usunięcie
Jeśli nie potrzebujemy już danych, ale są one potrzebne do dochodzenia roszczeń prawnych
Jeśli użytkownik sprzeciwił się przetwarzaniu i ustalamy uzasadnione podstawy
Efekt: Gdy przetwarzanie jest ograniczone, przechowujemy dane, ale nie wykorzystujemy ich aktywnie (chyba że za zgodą użytkownika lub w celu dochodzenia roszczeń prawnych).
Jak złożyć wniosek: Kontakt edina.kalman@knowhouse.consulting opisujący okoliczności wymagające ograniczenia.
8.5 Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)
Masz prawo do:
Otrzymywanie danych osobowych użytkownika w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego (np. CSV, JSON).
Żądanie przekazania danych bezpośrednio do innej organizacji
Dotyczy: Dane przetwarzane na podstawie zgody lub umowy, przetwarzane w sposób zautomatyzowany.
Przykład: Twoje dane rejestracyjne na wydarzenie V4 HR Network.
Ograniczenia: Nie dotyczy danych przetwarzanych na potrzeby obowiązków sprawozdawczych związanych z dotacjami.
Jak złożyć wniosek: Kontakt edina.kalman@knowhouse.consulting stwierdzające, że użytkownik chce skorzystać z możliwości przenoszenia danych.
8.6 Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO)
Użytkownik ma prawo sprzeciwić się przetwarzaniu na podstawie uzasadniony interes, w tym:
Marketing bezpośredni lub biuletyny projektu
Profilowanie lub zautomatyzowane podejmowanie decyzji (jeśli dotyczy)
Przetwarzanie do celów badań naukowych lub statystycznych (jeśli nie jest obowiązkowe)
Efekt: Zaprzestaniemy przetwarzania, chyba że wykażemy ważne i uzasadnione powody które są nadrzędne wobec interesów użytkownika (np. obowiązek prawny, konieczność realizacji projektu).
Jak złożyć wniosek: Kontakt edina.kalman@knowhouse.consulting z tematem “Sprzeciw wobec przetwarzania” i określić, wobec której czynności przetwarzania sprzeciwiasz się.
8.7 Prawa związane ze zautomatyzowanym podejmowaniem decyzji i profilowaniem (art. 22 RODO)
Masz prawo do:
Nie podlegać czysto zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji o skutkach prawnych lub podobnie znaczących skutkach.
Żądanie weryfikacji zautomatyzowanych decyzji przez człowieka
Obecny status: Nie korzystamy ze zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania w celu wyboru uczestników lub zarządzania wydarzeniami.
8.8 Prawo do wycofania zgody (art. 7(3) RODO)
Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody użytkownika, może on ją wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, które miało miejsce przed wycofaniem zgody.
Dotyczy:
Zgoda na publikację zdjęć
Analityczne i nieistotne pliki cookie
Newsletter i CRM opt-in
Komunikacja marketingowa
Jak dokonać wypłaty:
Kliknięcie linku “anuluj subskrypcję” w newsletterach
Zarządzanie preferencjami plików cookie za pomocą banera plików cookie
E-mail edina.kalman@knowhouse.consulting wniosek o wycofanie się z V4 HR Professional Network
8.9 Jak korzystać ze swoich praw
Aby skorzystać z któregokolwiek z powyższych praw, prosimy o kontakt:
E-mail: edina.kalman@knowhouse.consulting
Adres pocztowy:
Knowhouse Consulting Ltd.
1141 Budapeszt, Pered u. 4.
Węgry
Oś czasu reakcji: Odpowiemy na Twoje zgłoszenie w ciągu 30 dni kalendarzowych. W przypadku złożonych wniosków możemy przedłużyć termin o 2 miesiące, informując o opóźnieniu i jego przyczynach.
Weryfikacja: Przed przetworzeniem wniosków może być konieczne zweryfikowanie tożsamości użytkownika. Użytkownik może zostać poproszony o przedstawienie dowodu tożsamości.
9) Prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego
Jeśli użytkownik uważa, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza RODO lub węgierskie przepisy o ochronie danych, ma prawo złożyć skargę do właściwego organu nadzorczego:
Węgierski Krajowy Organ Ochrony Danych i Wolności Informacji (NAIH)
Pełna nazwa: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
Adres pocztowy:
1055 Budapeszt, Falk Miksa utca 9-11, Węgry
(Korespondencja: 1363 Budapeszt, Pf. 9., Węgry)
Telefon: +36 (1) 391-1400
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu
Strona internetowa: http://naih.hu
Godziny urzędowania: Poniedziałek-czwartek 08:00-16:00, piątek 08:00-13:30 (CET)
Sądowy środek odwoławczy
Użytkownik ma również prawo do skorzystania z sądowych środków ochrony prawnej, jeśli uważa, że jego prawa zostały naruszone. Postępowanie sądowe może zostać wszczęte w miejscu zamieszkania użytkownika, w miejscu, w którym doszło do domniemanego naruszenia, lub w miejscu, w którym siedzibę ma administrator danych.
10) Bezpieczeństwo danych
Wdrażamy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne ochrony danych osobowych użytkownika przed przypadkowym lub bezprawnym zniszczeniem, utratą, zmianą, nieupoważnionym ujawnieniem lub dostępem.
10.1 Zabezpieczenia techniczne
Bezpieczne przechowywanie danych: Systemy chronione hasłem i szyfrowane połączenia (HTTPS)
Kontrola dostępu: Uprawnienia oparte na rolach; tylko upoważnieni pracownicy projektu i partnerzy mogą uzyskać dostęp do danych osobowych.
Bezpieczne transfery: Dane osobowe są przesyłane przy użyciu szyfrowanych kanałów
Regularne tworzenie kopii zapasowych: Okresowe kopie zapasowe zapewniają możliwość odzyskania danych w przypadku ich utraty.
Monitorowanie systemu: Ciągłe monitorowanie podejrzanych działań i potencjalnych naruszeń.
10.2 Zabezpieczenia organizacyjne
Zobowiązania do zachowania poufności: Wszyscy pracownicy projektu, partnerzy i dostawcy usług muszą podpisać umowy o zachowaniu poufności.
Minimalizacja danych: Gromadzimy wyłącznie dane niezbędne do określonych celów
Szkolenie personelu: Członkowie zespołu otrzymują wskazówki dotyczące najlepszych praktyk w zakresie ochrony danych i prywatności.
Plan reagowania na incydenty: Istnieją procedury wykrywania, reagowania i zgłaszania naruszeń ochrony danych.
10.3 Powiadomienie o naruszeniu ochrony danych
W przypadku naruszenie danych (nieuprawnione lub przypadkowe przetwarzanie, dostęp lub ujawnienie), które stwarza ryzyko dla praw i wolności użytkownika:
Powiadomimy Węgierski NAIH w ramach 72 godziny dowiedzenia się o naruszeniu
Powiadomimy dotkniętych osób bez zbędnej zwłoki jeśli naruszenie stwarza wysokie ryzyko (np. szkody finansowe, kradzież tożsamości)
Powiadomienie będzie zawierać informacje o naruszeniu, potencjalnych konsekwencjach i zalecanych działaniach (np. zmiana haseł, monitorowanie kont).
11) Aktualizacje niniejszego zawiadomienia
Wyczerpujące informacje na temat plików cookie używanych na stronie besthrpractices.org, ich celów, przechowywania i sposobu zarządzania nimi można znaleźć w naszym dedykowanym dokumencie:
→ Polityka plików cookie
Szybkie podsumowanie:
- Niezbędne pliki cookie: Wymagane do działania strony internetowej (zgoda nie jest wymagana)
- Analityczne pliki cookie: Pomagają nam zrozumieć sposób korzystania z witryny (wymagana zgoda)
- Preferencyjne pliki cookie: Zapamiętują ustawienia użytkownika (w przypadku niektórych wymagana jest zgoda)
- Możesz zrezygnować w dowolnym momencie: Poprzez baner plików cookie lub ustawienia przeglądarki
- Baner plików cookie: Wyświetla się przy pierwszej wizycie; preferencje można zmienić później.
12) Zmiany w niniejszej Informacji o ochronie prywatności
Od czasu do czasu możemy aktualizować niniejszą Informację o ochronie prywatności:
Zmiany w naszych praktykach przetwarzania danych
Nowe działania lub produkty projektu
Zmiany w obowiązkach prawnych (aktualizacje RODO, zmiany w prawie węgierskim)
Aktualizacje wymogów Funduszu Wyszehradzkiego
Ulepszenia zabezpieczeń prywatności
Historia wersji:
Aktualna wersja: Obowiązuje od 1 października 2025 r.
Ostatnia aktualizacja: Styczeń 2026 r.
Powiadomienie o zmianach:
Jeśli zrobimy istotne zmiany które wpływają na prawa użytkownika lub znacząco zmieniają sposób, w jaki przetwarzamy jego dane:
Powiadomimy Cię za pośrednictwem e-mail (jeśli podałeś dane kontaktowe)
Będziemy publikować aktualizacje na stronie Strona internetowa projektu (besthrpractices.org)
Podkreślimy zmiany na tej stronie
Zalecamy okresowe (co najmniej raz w roku) zapoznawanie się z niniejszą Informacją o ochronie prywatności, aby być na bieżąco z informacjami o tym, jak chronimy dane osobowe użytkowników.
Drobne aktualizacje (wyjaśnienia, poprawki, formatowanie) mogą być wprowadzane bez wcześniejszego powiadomienia.
13) Kontakt i dodatkowe informacje
W przypadku pytań dotyczących niniejszej Polityki prywatności:
E-mail: edina.kalman@knowhouse.consulting
Telefon: +36 20 581 2822
Adres pocztowy:
Knowhouse Consulting Ltd.
1141 Budapeszt, Pered u. 4., Węgry
Informacje o projekcie:
Strona internetowa: https://besthrpractices.org/
Adres e-mail projektu: [ogólny kontaktowy adres e-mail, jeśli jest dostępny]
Organ nadzorczy:
W przypadku skarg lub zapytań dotyczących praw do ochrony danych:
Krajowy organ ds. ochrony danych i wolności informacji (NAIH)
Strona internetowa: http://naih.hu
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu
Telefon: +36 (1) 391-1400
14) Ramy prawne
Niniejsza Informacja o ochronie prywatności opiera się na zgodności z:
RODO (rozporządzenie UE 2016/679): Ogólne rozporządzenie o ochronie danych
Węgierska ustawa o informacji (Magyarország Alaptörvénye - ustawa o informacji): 2011. évi CXII. törvény az információs önrendelkezésről és az információszabadságról (Info tv.)
Węgierski kodeks cywilny (Ptk.): Polgári Törvénykönyv - Artykuły dotyczące ochrony danych osobowych
Węgierska ustawa podatkowa i ustawa o rachunkowości: Zatrzymywanie danych finansowych
Umowa o dotację z Funduszu Wyszehradzkiego i wytyczne dotyczące dotacji (2024): Wymagania specyficzne dla projektu
Dyrektywa o prywatności i łączności elektronicznej (2002/58/WE): Zasady dotyczące komunikacji elektronicznej i plików cookie
Niniejsza Polityka prywatności jest wiążącym dokumentem prawnym. Uczestnicząc w wydarzeniach Projektu, rejestrując się na stronie internetowej lub przekazując Knowhouse dane osobowe, użytkownik potwierdza, że przeczytał i zrozumiał niniejszą Informację.
Dostępność: Niniejszy dokument jest dostępny w języku angielskim i na życzenie zostanie przetłumaczony na język węgierski, polski, czeski i słowacki. Prosimy o kontakt edina.kalman@knowhouse.consulting dla alternatywnych formatów (duży druk, audio itp.).