Personálna administratíva už nestačí!
Ako budovať strategické ľudské zdroje v MSP
V Maďarsku sa ľudské zdroje vo väčšine malých podnikov stále vnímajú ako operatívna funkcia “personálnej administratívy”. Výskum skúmajúci 2 094 organizácií v krajinách V4 však jasne ukazuje, že tam, kde sa k HR pristupuje ako k strategickej záležitosti, je fluktuácia zamestnancov nižšia, rast stabilnejší a produktivita vyššia. Dnes už nie je otázkou, či MSP potrebuje HR, ale ako môže HR prevziať strategickú úlohu.
Kedy sa ľudské zdroje stávajú strategickou otázkou v malej firme?
Na základe domácich aj zahraničných skúseností možno identifikovať niekoľko typických zlomových bodov, kedy HR už nemôže zostať čisto administratívnou podpornou funkciou.
Okolo 20-30 zamestnancov sa začína lámať fáza, keď “každý vie všetko” a neformálna komunikácia je dostatočná. V tomto bode sa objavujú prvé vážne informačné medzery a nedorozumenia a majiteľ trávi čoraz viac času riadením konfliktov a hasením požiarov.
Pri počte 30-50 zamestnancov sa prejavuje fluktuácia, vyhorenie a preťaženie manažérov. Organizácia už funguje ako stredne veľká spoločnosť, pričom otázky ľudských zdrojov sa stále často riešia ako vo “veľkej rodine” - bez formalizovaných procesov, úloh a nástrojov.
Medzinárodný výskum malých a stredných podnikov ukazuje, že spoločnosti, ktoré zavádzajú základné strategické postupy v oblasti ľudských zdrojov - štruktúrovaný nábor a výber, štandardizovaný nástup do zamestnania a pravidelné diskusie o výkone a rozvoji - dosahujú z dlhodobého hľadiska výrazne lepšie výsledky v oblasti udržania zamestnancov a ich produktivity. Ich inovačná výkonnosť je tiež vyššia.
V súvislosti s uvedeným projektom sa v rámci programu skúmali a diskutovali charakteristiky, výzvy a potenciálne smery rozvoja piatich rôznych oblastí ľudských zdrojov.
V4 empirický výskum zdôrazňuje, že tri najdôležitejšie oblasti ľudských zdrojov v regióne sú:
- prijímanie a prepúšťanie zamestnancov,
- HR controlling a
- riadenie talentov,
v mnohých malých podnikoch však stále fungujú ad hoc, neinštitucionalizovaným spôsobom.
“Zrkadlo personálnej zrelosti” pre MSP - v troch otázkach
1.
Existuje písomný jednoročný plán ľudských zdrojov?
To neznamená dlhú formálnu stratégiu ľudských zdrojov, ale niekoľko viet a konkrétnych čísel, ktoré spájajú obchodné ciele s ľudskými zdrojmi. Napríklad:
- zníženie obratu z 28% na menej ako 20% v priebehu jedného roka,
- zníženie počtu zamestnancov odchádzajúcich v skúšobnej dobe na polovicu,
- skrátenie času na obsadenie kľúčových pozícií zo 45 dní na menej ako 30 dní.
Z výskumu vyplýva, že malé a stredné podniky, ktoré pracujú s kvantifikovanými cieľmi v oblasti ľudských zdrojov, dosahujú stabilnejšie plánovanie počtu zamestnancov a vyššie príjmy na zamestnanca. Je menej pravdepodobné, že sa uchýlia k panickému prijímaniu zamestnancov alebo k nútenému prepúšťaniu, a môžu efektívnejšie plánovať kapacity.
2.
Je nábor a nástup do zamestnania štandardizovaný?
Rozhodujúcou otázkou je, či prijímanie zamestnancov a ich zaraďovanie do pracovného pomeru prebieha podľa jednotného procesu, alebo či ho spoločnosť zakaždým “vymýšľa” nanovo.
Malé a stredné podniky so štruktúrovanými postupmi prijímania a zapracovávania zamestnancov - jasnými opismi pracovných miest, štandardizovanými otázkami na pohovore, jednoduchými hodnotiacimi formulármi a kontrolnými zoznamami na zapracovanie počas prvých 5-10 dní - zaznamenávajú výrazne nižší skorý úbytok zamestnancov a rýchlejší nábeh nových zamestnancov.
V praxi to znamená menej chýb pri prijímaní zamestnancov, menej nákladných reštartov a menšiu prevádzkovú záťaž pre manažérov.
3.
Sleduje spoločnosť aspoň 4-5 základných ukazovateľov ľudských zdrojov?
Podľa prieskumu V4 takmer 39% organizácií v regióne vôbec nepoužíva HR controlling, čo znamená, že systematicky nesleduje fluktuáciu, absencie, počet zamestnancov alebo výkonnosť.
Na úrovni MSP to vedie k rozhodovaniu založenému na intuícii: vedúci pracovníci môžu cítiť vysokú fluktuáciu alebo rastúci počet nadčasov, ale tieto signály nie sú kvantifikované ani sledované v čase.
Spoločnosti by mali mesačne kontrolovať minimálne tieto údaje:
- celková fluktuácia a úbytok zamestnancov v skúšobnej dobe,
- priemerný čas potrebný na obsadenie kľúčových pozícií,
- absencií a nadčasov,
- miera účasti na ročných diskusiách o výkonnosti alebo rozvoji.
Organizácie, ktoré zavedú aj túto základnú úroveň personálneho controllingu, môžu rýchlejšie identifikovať problémové oblasti (napr. preťažených manažérov, nedostatočne výkonné tímy alebo nekonkurencieschopné platové štruktúry) a znížiť skryté riziká súvisiace s ľuďmi.
O projekte
Projekt Best HR Solutions in V4 Countries je medzinárodnou komunitou vedúcich predstaviteľov podnikov, odborníkov v oblasti ľudských zdrojov a akademických expertov. Skúma, ako možno vedecky overené postupy v oblasti ľudských zdrojov preniesť do každodennej podnikovej činnosti s cieľom vybudovať skutočne efektívne a na podnikanie zamerané systémy ľudských zdrojov. Súčasťou tejto iniciatívy je séria článkov, ktoré sa venujú kľúčovým oblastiam ľudských zdrojov z pohľadu malých a stredných podnikov aj veľkých podnikov.
Štyri praktické kroky na ceste k strategickému HR v MSP
1. Premena obchodných cieľov na potreby ľudských zdrojov
HR sa stáva strategickým partnerom, keď dokáže pretaviť obchodné ciele do požiadaviek na pracovnú silu.
Na úrovni MSP to znamená, že každý hlavný cieľ v oblasti rastu, efektívnosti alebo rozširovania trhu musí zahŕňať:
- požadovaný počet zamestnancov,
- potrebné kompetencie,
- načasovanie a
- potreby nástupu do zamestnania a školenia.
Napríklad plán rastu tržieb by mal nielen definovať percentá, ale aj určiť, koľko predajcov, operátorov alebo podporného personálu je potrebných - a ako rýchlo sa musia stať produktívnymi.
2. Zaviesť “minimálny balík HR” s jednoduchými nástrojmi
Výskum ukazuje, že úspech v malých a stredných podnikoch nie je podmienený zložitým softvérom pre ľudské zdroje, ale konzistentnými a opakovateľnými procesmi.
Realistický “minimálny balík ľudských zdrojov” môže zahŕňať:
- krátke (1-2 strany) popisy pracovných miest pre kľúčové pozície,
- štandardizovaný proces prijímania zamestnancov so základnými otázkami na pohovor a šablónami hodnotenia,
- štruktúrovaný plán nástupu počas prvých 5-10 pracovných dní.
Medzinárodný výskum vysoko výkonných pracovných systémov ukazuje, že tieto postupy výrazne zvyšujú produktivitu, výkonnosť na zamestnanca a konkurencieschopnosť.
3. Integrácia údajov o ľudských zdrojoch do mesačných stretnutí vedenia
Kľúčovým aspektom strategických ľudských zdrojov je ich integrácia do rozhodovacieho procesu.
Praktickým prístupom je zaradiť na mesačné stretnutia manažmentu 10 - 15-minútovú sekciu o ľudských zdrojoch, v ktorej sa preskúma:
- počet prijatých a odchádzajúcich zamestnancov a dôvody odchodu,
- čas potrebný na obsadenie a oneskorený nábor,
- absencie a nadčasy, najmä v kritických oblastiach.
Podľa údajov V4 iba 29,31 % organizácií využíva nástroje operatívneho aj strategického riadenia ľudských zdrojov, čo znamená, že malé a stredné podniky majú značný potenciál získať výhody začlenením údajov o ľudských zdrojoch do diskusií vedenia.
4. Využite silu blízkosti MSP
Jednou z najväčších predností MSP je priamy, osobný vzťah medzi vedúcimi pracovníkmi a zamestnancami. Ak je správne štruktúrovaný, môže výrazne zvýšiť angažovanosť a lojalitu.
Odporúčané postupy zahŕňajú:
- aspoň jeden anonymný ročný prieskum angažovanosti alebo spokojnosti,
- pravidelné (napr. štvrťročné) individuálne rozhovory o výkone, pracovnom zaťažení, rozvoji a plánoch do budúcnosti.
Výskum ukazuje, že organizácie so štruktúrovanou spätnou väzbou môžu dosiahnuť 20-25% vyššiu úroveň angažovanosti, ktorá je silne spojená s nižšou fluktuáciou a lepšími obchodnými výsledkami.
Nie je to o prijatí špecialistu na ľudské zdroje - je to o zmene stratégie
Strategické ľudské zdroje nie sú výsadou veľkých korporácií. Pre maďarské malé a stredné podniky predstavuje hmatateľnú konkurenčnú výhodu:
- menej zlých rozhodnutí pri prijímaní zamestnancov,
- rýchlejší nástup na palubu,
- predvídateľnejšie plánovanie pracovnej sily,
- väčšiu inovačnú kapacitu.
Podľa údajov V4 mnohé organizácie v regióne tieto nástroje stále nevyužívajú. Malé a stredné podniky, ktoré zavedú jednoduchý, ale konzistentný “minimálny systém ľudských zdrojov” a pravidelne využívajú personálne metriky, môžu získať jasnú výhodu na trhu práce.
V nasledujúcich rokoch nebude kľúčovou otázkou, kto dokáže zamestnať odborníka na ľudské zdroje, ale kto dokáže z ľudských zdrojov urobiť skutočnú strategickú hnaciu silu svojho podnikania.
Prihláste sa k odberu nášho spravodajstva!
Pridajte sa k komunite profesionálov v oblasti ľudských zdrojov v regióne V4!
Personálne riešenia založené na dôkazoch, osvedčené postupy a odborné podujatia – výhradne pre predplatiteľov. Prístup k najnovším informáciám výskumné poznatky, praktické nástroje, prípadové štúdie a pozvánky riešenie aktuálnych výziev a inovatívnych riešení v oblasti riadenia ľudských zdrojov priamo od siete odborníkov projektu.